Leverandør til kommunen

Corona - orientering og retningslinjer for leverandører til Gladsaxe Kommune

Grundet den aktuelle situation med hel eller delvis lukning af Gladsaxe Kommunes institutioner grundet begrænsning af corona-smitte, henstiller kommunen til at leverandører efterlever de kommunale retningslinjer for at undgå smittespredning.

Gældende retningslinjer for at undgå smittespredning fremgår af denne meddelelse til leverandørerne.

Vi gør endvidere opmærksom på at øvrige aktuelle oplysninger om åbne/lukkede institutioner vil kunne ses på gladsaxe.dk/corona. Da en række institutioner har nødåbent og derfor kun har åbent i begrænset tidsrum eller kun dele af institutionen er åbent, så anbefales det at leverandøren i tvivlstilfælde kontakter bestiller eller kontaktpersonen på nedenstående ean-nummeroversigt inden levering, for at få afklaret i hvilket omfang levering kan finde sted.

Gladsaxe Kommunes gældende indkøbspolitik blev vedtaget af Gladsaxe Byråd den 29. april 2020. Der er tale om en ambitiøs og ansvarlig indkøbspolitik, som tager afsæt i Gladsaxestrategien. Den hviler på 3 ben – den miljømæssige bæredygtighed, den sociale bæredygtighed og den økonomiske bæredygtighed. Kommunens leverandører kan i indkøbspolitikken læse, hvad vi i Gladsaxe Kommune lægger vægt på, når vi køber ind. Indkøbspolitikken gælder både for varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsprojekter.

Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik

Har du brug for at printe indkøbspolitikken ud?

Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik - til print

Til e-handel af varekøb og tjenesteydelser benytter Gladsaxe Kommune TrueTrade katalogsystemet fra TrueLink A/S.

Information om katalogsystemet findes på truelink.dk/e-katalog.

Systemet er baseret på et bruttokatalog og en prisbog.

Katalog

Bruttokataloget indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i Prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system.

Prisbog

Prisbogen er kunde- og aftalespecifik og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen. Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i Katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne.

Prisregulering

Ved prisreguleringer skal der fremsendes en ny prisbog til kommunen. Denne skal være fremsendt mindst 1 uge inden prisændringens ikrafttræden. Er dette ikke overholdt vil den billigste af de to priser være gældende indtil en korrekt prisbog er indlæst.

Formater

Katalog og prisbog kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil. Det er et krav at alle varer er forsynet med en UNSPSC kode på commodity-niveau samt billede, enhedsbetegnelse og korrekt pris. Se detaljerede informationer om systemet samt vejledninger på Truelinks hjemmeside. For procedurebeskrivelse omkring oprettelse og godkendelse af prisbøger m.v. henvises der til de respektive rammeaftale, da dette kan være aftalespecifikt.

Fremsendelse af faktura

Det er obligatorisk for virksomheder, der handler med offentlige institutioner, at sende fakturaer i formatet OIOUBL samt at overholde transportstandarden OIORASP, der gør det muligt at sende fakturaer sikkert på internettet. OIOUBL og OIORASP udgør tilsammen NemHandel.

Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-BilSim-1.0.

Du har følgende tre muligheder for at sende din e-faktura til kommunen:

• Via NemHandel (gratis elektronisk fakturaløsning, som gør det muligt helt gratis at sende elektroniske fakturaer, hvis bare du har internetadgang)
• Via virksomhedens eget økonomi- og fakturasystem (fuldt integreret løsning)
• Via fakturaportal på internettet (svarer til netbank)

På Moderniseringsstyrelsens hjemmeside kan du få et hurtigt overblik over, hvad e-fakturering betyder for dig, når din virksomhed handler med det offentlige.

Betalingsbetingelser

Gladsaxe Kommunes normale betalingsbetingelser er 30 dage netto fra leverandøres afsendelse af korrekt og fyldestgørende faktura.

Oplysninger på faktura

En faktura skal indeholde følgende oplysninger:

CVR- eller SE nummer på afsender af fakturaen

Fakturanummer

Ordre-/rekvisitionsnummer

Institutionens EAN-nummer

Leveringsdato

Antal

Specificeret fabrikat, varenummer og betegnelse pr. varelinje

Beløb ekskl. moms

Momsandel

Du kan læse om Gladsaxe Kommunes standardbetingelser ved aftaler om køb af varer og tjenesteydelser her

Foruden Gladsaxe Kommunes egne udbud indgår vi også aftaler og udbud sammen med andre. Gladsaxe Kommune bestræber sig på, i det omfang det er muligt og fordelagtigt, at indgå i samarbejde med andre kommuner og offentlige institutioner om at indgå udbud i fællesskab.

Spar 5

Gladsaxe Kommunes indkøbsafdeling indgår i et samarbejde med 4 andre kommunale indkøbsafdelinger i Gentofte Kommune, Rudersdal Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune og Frederiksberg Kommune. Her ses der på hvilke udbud der med fordel kan laves i fællesskab.

Statens Indkøb (Statslige indkøbsaftaler)

Statens Indkøb, der ligger under Finansministeriet, laver billige og snævre udbud primært beregnet på statslige institutioner, men kommunerne kan også benytte sig af en del af aftalerne. Gladsaxe Kommune har set det fordelagtigt at indgå i flere af aftalerne.

Du kan læse mere på www.statensindkob.dk

SKI-aftaler (Statens og Kommunernes Indkøbsservice)

Hvor det er fordelagtigt i forhold til selv at udbyde eller indgå i kommunale indkøbssamarbejder anvender Gladsaxe Kommune SKI-aftalerne. I flere tilfælde er der indgået koordineringskøbsaftaler med andre kommuner og offentlige institutioner for derigennem at opnå bedre rabatter hos SKI-leverandørerne.

Du kan finde de forskellige aftaler på www.ski.dk

Øvrige fællesudbud

Foruden de ovennævnte udbud udbydes der jævnligt opgaver, hvor der bliver indgået fællesudbud med andre offentlige institutioner og private virksomheder.

Siden 1. juli 2018 har kommunikationen og udvekslingen af materiale mellem ansøgere, tilbudsgivere og ordregivere foregået digitalt via et udbudssystem. Al kommunikation under kommunens større udbudsprocesser foregår nu elektronisk, og e-mail kan ikke længere anvendes til korrespondance og tilbudsafgivelser mv.

Gladsaxe Kommune benytter to udbudssystemer, som virksomhederne bør kende. Ejendomscentret bruger udbudsplatformen iBinder, der er særligt rettet mod udbud af bygge- og anlægsopgaver.

Til øvrige udbud benyttes udbudssystemet Ethics. Ethics anvendes også af de kommuner som Gladsaxe Kommune samarbejder med i indkøbsfællesskabet Spar5.

Det er gratis for tilbudsgiver at benytte de to systemer:

Få mere information om iBinder

Få mere information om Ethics 

De nye regler omfatter kontrakter efter:

• Udbudslovens afsnit II - offentlige indkøb over tærskelværdien
• Udbudslovens afsnit III - indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien, også kaldet light-regimet
• Forsyningsvirksomhedsdirektivet

Når kommunen har en rådgiver til at gennemføre udbud, benyttes oftest rådgivers udbudsplatform.

Mere information, kontakt:

Karen Pilt, Indkøbschef på [email protected]

Ved udbud hvor entreprisen udgør mindst 10 mio. kr. og som har en varighed på over 6 måneder, stiller Gladsaxe Kommune krav om, at entreprenøren beskæftiger 1 praktikant for hver gang beløbsgrænsen på de 10 mio. kr. passeres (dog max. 5 praktikanter i alt).

Se hele notatet om uddannelsesklausul mv.

Gladsaxe Kommune udarbejder løbende udbudsplaner for de kommende år. Via nedenstående link, er det muligt at se, hvilke opgaver der forventes udbudt i den kommende periode. Listen opdateres jævnligt (3-4 gange om året). De opgaver, der forventes udbudt, er angivet med forventede tidspunkter, da flere forhold kan gøre, at tidsplanerne rykkes.

Du finder Gladsaxe Kommunes udbudsplan under Udbud og licitationer

Se EAN Oversigten her

EAN-nummeroversigt kan efter ønske fremsendes i excel-format ved henvendelse til Lise Fobian [email protected].

Private firmaer kan blive godkendt som leverandør, hvis de opfylder Gladsaxe Kommunes krav, herunder til kvalitet, erfaring og økonomisk formåen m.m.

Gladsaxe Kommune tilvejebringer det frie leverandørvalg på praktisk hjælp og personlig pleje ved godkendelsesmodellen jf. § 91 stk. 2 i serviceloven.

Priser

Nedenstående priser gælder som udgangspunkt fra 1. januar 2021 til 31. december 2021.

Dagtimer - 326 kr.

Indsatser om dagen i tidsrummet mandag til fredag fra kl. 7.00 - 17.00

Ulempetimer - 409 kr.

Indsatser om aftenen i tidsrummet mandag til fredag kl. 17.00 - 23.30 samt lørdage, søndage og helligdage kl. 7.00 - 23.30

Nattetimer - 1.112 kr. 

Indsatser om natten i tidsrummet 23.30 - 7.00

Nuværende leverandører

Læs hvilke firmaer der allerede er godkendte leverandører af praktisk hjælp og personlig pleje i Gladsaxe Kommune

Ansøgning

Ansøgninger behandles fire gange årligt med følgende frister:

1. februar
1. maj
15. august
1. november

Materiale til ansøgere

Ansøgningsproces og godkendelseskriterier mv. er beskrevet i vejledningen: leverandør af personlig pleje og praktisk hjælp i Gladsaxe Kommune.

Du kan downloade ansøgningsskemaet og dertilhørende bilag til ansøgningsskemaet her.

Hvis leverandøren godkendes, vil der blive indgået aftale på følgende grundlag:

• Til enhver tid gældende kvalitetsstandarder
• Kravspecifikation og bilag til kravspecifikation
• Kontraktudkast

Kontakt

For yderligere spørgsmål kontakt Administration og Udvikling, Ghita Uldbæk, på tlf. 39 57 55 13 eller [email protected]

Motoren i et holdende motordrevet køretøj må ikke være i gang længere end højst nødvendigt og højst 1 minut.

Læs tomgangsregulativet.

Ved indgåelse af leverandørkontrakt med Gladsaxe Kommune, skal erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige udfyldes.