Generelt til dig som er leverandør

Gladsaxe Kommunes gældende indkøbspolitik blev vedtaget af Gladsaxe Byråd den 29. april 2020. Der er tale om en ambitiøs og ansvarlig indkøbspolitik, som tager afsæt i Gladsaxestrategien. Den hviler på 3 ben – den miljømæssige bæredygtighed, den sociale bæredygtighed og den økonomiske bæredygtighed. Kommunens leverandører kan i indkøbspolitikken læse, hvad vi i Gladsaxe Kommune lægger vægt på, når vi køber ind. Indkøbspolitikken gælder både for varer, tjenesteydelser og bygge-/anlægsprojekter.

Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik

Har du brug for at printe indkøbspolitikken ud?

Gladsaxe Kommunes Indkøbspolitik - til print

Gladsaxe Kommune udarbejder løbende udbudsplaner for de kommende år. Via nedenstående link, er det muligt at se, hvilke opgaver der forventes udbudt i den kommende periode. Listen opdateres jævnligt (3-4 gange om året). De opgaver, der forventes udbudt, er angivet med forventede tidspunkter, da flere forhold kan gøre, at tidsplanerne rykkes.

Du finder Gladsaxe Kommunes udbudsplan under Udbud og licitationer.

Gladsaxe Kommune ønsker at bruge sine indkøb som led i den grønne omstilling af samfundet. Vi går derfor i dialog med vores leverandører om potentialerne og stiller gerne ambitiøse krav til miljø- og klimapræstation.

Gladsaxe Kommune er medlem af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI) og er forpligtiget til at efterleve partnerskabets indkøbsmål.

Vi prioriterer miljømærkede indkøb og har som mål, at de skal vokse med 5% årligt. Træ og træbaserede produkter skal leve op til statens regler for bæredygtigt træ. Økologiske produkter skal i 2025 udgøre 80% af kommunens fødevareindkøb.

Vi arbejder for at fremme cirkulær økonomi og vægter genbrug og genanvendelse positivt på tværs af alle produktområder. Vi har i fællesskab med andre kommuner udviklet cirkulære emballageprincipper, som vi anvender i dialog med markedet.

Vi efterspørger emissionsfri eller fossilfri drivmidler til transportydelser og varetransport, ligesom vi prioriterer samlede leveringer og andre indsatser for at tage miljøhensyn og reducere kørsel.

Gladsaxe Kommunes tomgangsregulativ betyder at motoren i et holdende motordrevent køretøj ikke må være i gang længere end højst nødvendigt og højst i 1 minut. Læs regulativet her.

Gladsaxe Kommune ønsker at vedstå sig det sociale ansvar, der følger med det at være en offentlig myndighed. Derfor stiller Kommunen krav om, at de virksomheder der udfører arbejde for Kommunen, også påtager sig et socialt ansvar. 

Ved samarbejde med kommunen, skal eksterne leverandører efterleve kommunens arbejdsklausul, som sikrer arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Gladsaxe Kommune. 

Gladsaxe Kommunes Arbejdsklausul

Hvor dette er relevant, ønsker kommunen derudover at leverandørerne påtager sig et uddannelsesansvar. Der stilles som udgangspunkt krav om beskæftigelse af elever for kontrakter med en varighed på mindst 6 måneder og en forventet kontraktværdi på minimum DKK 5 millioner. og/eller en lønsum på DKK 4 millioner. Dog gælder, at antallet af elever, der kræves beskæftiget under kontraktens udførelse, skal være proportional med opgavens art og størrelse. 

Gladsaxe Kommunes Uddannelsesklausul

Til e-handel af varekøb og tjenesteydelser benytter Gladsaxe Kommune TrueTrade katalogsystemet fra TrueLink A/S.

Information om katalogsystemet findes på truelink.dk/e-katalog.

Systemet er baseret på et bruttokatalog og en prisbog.

Katalog

Bruttokataloget indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i Prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system.

Prisbog

Prisbogen er kunde- og aftalespecifik og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen. Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i Katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne.

Prisregulering

Ved prisreguleringer skal der fremsendes en ny prisbog til kommunen. Denne skal være fremsendt mindst 1 uge inden prisændringens ikrafttræden. Er dette ikke overholdt vil den billigste af de to priser være gældende indtil en korrekt prisbog er indlæst.

Formater

Katalog og prisbog kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil. Det er et krav at alle varer er forsynet med en UNSPSC kode på commodity-niveau samt billede, enhedsbetegnelse og korrekt pris. Se detaljerede informationer om systemet samt vejledninger på Truelinks hjemmeside. For procedurebeskrivelse omkring oprettelse og godkendelse af prisbøger m.v. henvises der til de respektive rammeaftale, da dette kan være aftalespecifikt.

Siden 1. juli 2018 har kommunikationen og udvekslingen af materiale mellem ansøgere, tilbudsgivere og ordregivere foregået digitalt via et udbudssystem. Al kommunikation under kommunens større udbudsprocesser foregår nu elektronisk, og e-mail kan ikke længere anvendes til korrespondance og tilbudsafgivelser mv.

Gladsaxe Kommune benytter to udbudssystemer, som virksomhederne bør kende. Ejendomscentret bruger udbudsplatformen iBinder, der er særligt rettet mod udbud af bygge- og anlægsopgaver.

Til øvrige udbud benyttes udbudssystemet Ethics. Ethics anvendes også af de kommuner som Gladsaxe Kommune samarbejder med i indkøbsfællesskabet Spar5.

Det er gratis for tilbudsgiver at benytte de to systemer:

Få mere information om iBinder

Få mere information om Ethics 

De nye regler omfatter kontrakter efter:

• Udbudslovens afsnit II - offentlige indkøb over tærskelværdien
• Udbudslovens afsnit III - indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser over tærskelværdien, også kaldet light-regimet
• Forsyningsvirksomhedsdirektivet

Når kommunen har en rådgiver til at gennemføre udbud, benyttes oftest rådgivers udbudsplatform.

Mere information, kontakt:

Karen Pilt, Indkøbschef på KARPIL@gladsaxe.dk

Du kan læse om Gladsaxe Kommunes standardbetingelser ved aftaler om køb af varer og tjenesteydelser her

Fremsendelse af faktura

Det er obligatorisk for virksomheder, der handler med offentlige institutioner, at sende fakturaer i formatet OIOUBL samt at overholde transportstandarden OIORASP, der gør det muligt at sende fakturaer sikkert på internettet. OIOUBL og OIORASP udgør tilsammen NemHandel.

Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-BilSim-1.0.

Du har følgende tre muligheder for at sende din e-faktura til kommunen:

• Via NemHandel (gratis elektronisk fakturaløsning, som gør det muligt helt gratis at sende elektroniske fakturaer, hvis bare du har internetadgang)
• Via virksomhedens eget økonomi- og fakturasystem (fuldt integreret løsning)
• Via fakturaportal på internettet (svarer til netbank)

På Moderniseringsstyrelsens hjemmeside kan du få et hurtigt overblik over, hvad e-fakturering betyder for dig, når din virksomhed handler med det offentlige.

Betalingsbetingelser

Gladsaxe Kommunes normale betalingsbetingelser er 30 dage netto fra leverandøres afsendelse af korrekt og fyldestgørende faktura.

Oplysninger på faktura

En faktura skal indeholde følgende oplysninger:

CVR- eller SE nummer på afsender af fakturaen

Fakturanummer

Ordre-/rekvisitionsnummer

Institutionens EAN-nummer

Leveringsdato

Antal

Specificeret fabrikat, varenummer og betegnelse pr. varelinje

Beløb ekskl. moms

Momsandel

Se EAN Oversigten her

EAN-nummeroversigt kan efter ønske fremsendes i excel-format ved henvendelse til Lise Fobian lisfob@gladsaxe.dk.

Foruden Gladsaxe Kommunes egne udbud indgår vi også aftaler og udbud sammen med andre. Gladsaxe Kommune bestræber sig på, i det omfang det er muligt og fordelagtigt, at indgå i samarbejde med andre kommuner og offentlige institutioner om at indgå udbud i fællesskab.

Spar 5

Gladsaxe Kommunes indkøbsafdeling indgår i et samarbejde med 6 andre kommunale indkøbsafdelinger i Gentofte Kommune, Rudersdal Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Frederiksberg Kommune, Høje-Taastrup Kommune og Ballerup Kommune. Her ses der på hvilke udbud der med fordel kan laves i fællesskab.

Statens Indkøb (Statslige indkøbsaftaler)

Statens Indkøb, der ligger under Finansministeriet, laver billige og snævre udbud primært beregnet på statslige institutioner, men kommunerne kan også benytte sig af en del af aftalerne. Gladsaxe Kommune har set det fordelagtigt at indgå i flere af aftalerne.

Du kan læse mere på www.statensindkob.dk

SKI-aftaler (Statens og Kommunernes Indkøbsservice)

Hvor det er fordelagtigt i forhold til selv at udbyde eller indgå i kommunale indkøbssamarbejder anvender Gladsaxe Kommune SKI-aftalerne. I flere tilfælde er der indgået koordineringskøbsaftaler med andre kommuner og offentlige institutioner for derigennem at opnå bedre rabatter hos SKI-leverandørerne.

Du kan finde de forskellige aftaler på www.ski.dk

Øvrige fællesudbud

Foruden de ovennævnte udbud udbydes der jævnligt opgaver, hvor der bliver indgået fællesudbud med andre offentlige institutioner og private virksomheder.

Ved indgåelse af leverandørkontrakt med Gladsaxe Kommune, skal erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige udfyldes.

Motoren i et holdende motordrevet køretøj må ikke være i gang længere end højst nødvendigt og højst 1 minut.

Læs tomgangsregulativet.