Det kan virke uoverskueligt at komme i gang med at starte en ny forening. Her har vi samlet en række oplysninger om nogle helt grundlæggende og praktiske forhold.
En forening er en måde for en gruppe mennesker at organisere sig omkring en bestemt aktivitet eller interesse. En forening er demokratisk organiseret med en række aftalte spilleregler, så man i fællesskab kan tage beslutninger. De overordnede beslutninger vil typisk foregå på den årlige generalforsamling, hvor alle medlemmer kan gøre deres indflydelse gældende samt vælge, hvem der skal sidde i foreningens bestyrelse.
Det er nemt at starte en forening, og det kræver ingen tilladelse, da der er foreningsfrihed i Danmark. Kort fortalt stifter man en forening ved at blive enige om et regelsæt for foreningen – vedtægterne – og vælge en bestyrelse og en foreningsrevisor. Så er man officielt en forening - mere skal der ikke til.
Den nye forening skal holde en stiftende generalforsamling, hvor vedtægter godkendes og der vælges en bestyrelse.
For at kunne modtage tilskud fra det offentlige, skal jeres forening have et CVR-nummer og være tilknyttet NemKonto.
Al kommunikation til og fra det offentlige foregår gennem jeres digitale postkasse. Det er derfor vigtigt, at I opretter adgang til postkassen. På www.virk.dk/postkasse kan I se, hvordan I opretter og aktivere jeres digitale postkasse.
CVR-nr. og NemKonto
CVR-nr. benyttes som identifikation af jeres forening. Alle udbetalinger fra det offentlige bliver kun udbetalt til den NemKonto, der er tilknyttet jeres forening.
Vi bruger jeres CVR-nr. til at identifisere jeres foreningen, når vi sender regninger til jer. Det kan for eksempel være hvis I skal betale gebyr for at benytte lokaler udenfor normal åbningstid.
Nem-ID - til netbank og digital post
Jeres forening skal benytte Nem-ID for at bruge net-bank. Når I skal læse den digitale post, som I modtager fra det offentlige, skal I bruge foreningens Nem-ID til at logge på den digitale postkasse.
Hvorfor modtager foreningen digital post?
Al kommunikation mellem jeres forening og det offentlige foregår via digital post. I er som forening forpligtiget til at modtage digital post fra det offentlige.
Omlægningen til de digitale løsninger er et resultat af lovkrav og har til formål at understøtte effektivisering af den offentlige sektor.
Sådan foregår det
- I skal registrere jeres forening på virk.dk - det er også på virk.dk at I kan oprette et CVR nr.
- Når I har registreret jeres forening på virk.dk, skal I kontakte det pengeinstitut, hvor jeres forening har foreningskontoen. Banken skal registrere kontoen som NemKonto. I skal oplyse jeres forenings CVR nr. til banken, når kontoen skal registreret som NemKonto.
- Efterfølgende skal I kontakte Gladsaxe Kommune. I sender en mail til [email protected], i mailen skal I oplyse jeres CVR nr. Vi skal bruge CVR nr. hvis vi skal sende jer en regning.
- Til sidst skal I rekvirere Nem-ID medarbejdersignatur på medarbejdersignatur.dk
Et par gode råd
- Når I modtager en anmodning om at bekræfte jeres CVR-nummer, så skal I sørge for, at det sker inden den angivne tidsfrist. Hvis foreningens CVR-nummer udløber, skal I rekvirere et nyt nummer og sørge for at underrette banken, kommunen m.fl. Modtager I tilskud fra andre offentlige myndigheder, skal de ligeledes have besked. om at I har fået nyt CVR nr.
- Når I skal gøre klar til at modtage digital post, oprette NemID osv. kan I finde gode vejledninger på hjaelp.virk.dk
- Bibliotekerne afholder kurser og er behjælpelige i forhold til at gøre alle foreninger digitale.
- Du kan også læse mere om Digital post.
NemID er et online log-in, som I kan bruge til både den offentlige og den private sektor. I skal bruge NemID når I skal oprette et CVR nr. til jeres forening.
Hvor kan jeg bestille NemID?
For at bestille et NemID går du ind på NemIDs hjemmeside (du skal bruge pas eller kørekort til at bestille).
Vil ikke bestille NemID online
Hvis I ikke ønsker eller ikke kan bestille NemID online, kan jeres forening få NemID, hvis I henvender jer til Borgerservice. I skal bestille tid hos Borgerservice. I kan finde kontaktoplysninger på Borgerservice her.
I kan også kontakte SKAT og bestille et NemID gennem dem.
Bestil digitalsignatur til foreningen
Når I har oprettet et CVR nr. til jeres forening, kan I bestille en digital signatur. I skal som forening have en digital medarbejdersignatur, på samme måde som virksomheder kan få det til deres medarbejdere.
Den digitale medarbejdersignatur er ikke knyttet til medarbejderen/den frivillige som privat person, men kun til foreningens anliggender.
I kan bestille medarbejdersignatur på nets.dk - medarbejdersignatur
Som forening skal I oprette en bankkonto, der står i foreningens navn. Hvis I ikke har en bankkonto med tilhørende NemID, kan foreningen for eksempel ikke modtage tilskud fra offentlige eller private fonde.
Når I skal oprette en foreningskonto i et pengeinstitut skal I bl.a. medbringe følgende:
- Foreningens vedtægter
- Det seneste referat fra foreningens generalforsamling
- Legitimation på kontoens fuldmagtshavere.
- Evt. CVR nummer - kun hvis du skal have offentlig økonomisk støtte.
Yderligere information oplyses ved henvendelse i pengeinstituttet. Forskellige pengeinstitutter har forskellige krav, så det er altid en god ide at spørge, hvilke regler de har for foreningskonti.
Al korrespondance mellem det offentlige og foreninger foregår digitalt. Derfor er det vigtigt at I opretter en digital postkasse til foreningen.
Det første skridt er at få oprettet en digital medarbejdersignatur (NemID) til en person i bestyrelsen. Det gør I på medarbejdersignatur.dk. Når mindst én repræsentant for foreningen har oprettet en medarbejdersignatur, kan den digitale postkasse oprettes. Dette sker via Virk.dk’s hjemmeside om digital postkasse.
Hvordan opretter vi og bruger en digital postkasse?
Få grundig vejledning til, hvordan foreninger opretter og bruger en digital postkasse i på Frivillighed.dk's hjemmeside.
Vedtægter i en forening
Man kan kalde foreningsvedtægter for foreningens spilleregler, for det er her alle væsentlige regler, er fastlagt.
Den nye forening skal holde en stiftende generalforsamling, hvor vedtægter godkendes og der vælges en bestyrelse.
Kontakt gerne konsulenterne i Kultur, Fritid og Unge for at få hjælp til vedtægterne. Vi rådgiver gerne om indhold inden den stiftende generalforsamling.
Mail: [email protected]
Pia Bagger: 39 57 53 38
Rikke Clausen: 39 57 53 39
Man kan kalde foreningsvedtægter for foreningens spilleregler, for det er her alle væsentlige regler, er fastlagt.
Gode udførlige vedtægter vil som regel ikke blive brugt i det daglige foreningsarbejde. Men i de situationer, hvor I pludselig står overfor uforudsete problemer eller konflikter, er det rart at kunne bruge de fælles spilleregler for foreningen. Samtidig er vedtægterne det enkelte medlems mulighed for at sætte sig ind i og gøre brug af de demokratiske spilleregler, der er gældende for foreningen.
Vedtægterne kan indeholde følgende paragraffer
Foreningens navn og de eventuelle forkortelser, der tænkes anvendt for navnet, skal fremgå af vedtægterne.
Også evt. tilhørsforhold til hovedorganisation kan skrives her.
Dvs. hvor og hvornår foreningen er stiftet, og hvor den hører hjemme. Det er typisk den kommune, hvor foreningens aktiviteter finder sted og de fleste medlemmer bor.
Når foreningens formål formuleres, skal man tænke på, at det er relativt besværligt at ændre vedtægterne. I sin formulering af formål bør man derfor finde balancen mellem at fastslå formålet så præcist, at det giver et indtryk af formålet, og så bredt, at man ikke afskærer sig fra at lave en naturlig udvidelse af foreningens virke uden først at skulle ændre vedtægterne.
Foreningen er et aftalt fællesskab, og det er derfor vigtigt, at alle er klar over, hvordan man bliver medlem af foreningen, og hvad det kræver at være medlem af den pågældende forening.
Er foreningens primære medlemsform aktive eller passive medlemmer? Foreningen skal desuden være åben for alle, der kan tilslutte sig formålet, og der må ikke ske diskrimination på grund af etnisk baggrund, religion, politisk tilhørsforhold eller andre lignende forhold.
Foreninger hvor medlemskabet er betinget af køn, kan dog godt opfylde åbenhedskriteriet.
Nævn ligeledes hvis der f.eks. er en aldersgrænse for, hvornår man kan blive medlem af foreningen.
Der kan være tilfælde, hvor en persons opførsel strider mod foreningens tarv, eller hvor medlemmet blot ikke overholder de fælles spilleregler.
Det er op til generalforsamlingen at beslutte, hvor meget, der skal betales i kontingent, og hvor ofte det skal opkræves. Fastsæt ikke kontingentstørrelsen i vedtægterne, men lad det være en beslutning på generalforsamlingen.
En forening kan også have passive medlemmer.
Regnskabsåret er den periode, som der opkræves kontingent for, og som der udarbejdes regnskab for. Det er ikke et krav, at man følger kalenderåret, men meget praktisk, fordi regnskab i forhold til offentlige tilskud typisk aflægges i forhold til kalenderåret.
Den daglige ledelse varetages af bestyrelsen.
Af vedtægterne skal det fremgå, hvordan bestyrelsen vælges og for hvilken periode, de er valgt. Ligeledes skal deres kompetence og arbejdsområder beskrives.
Ingen medlemmer kan være født medlem af en bestyrelse, da det i så fald ikke længere er en forening med en demokratisk opbygning.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal vælges på generalforsamlingen. På generalforsamlingen skal vælges minimum en formand, en kasserer og et antal bestyrelsesmedlemmer, f.eks. tre så bestyrelsen får et ulige antal medlemmer.
Der skal være en bestemmelse om, hvornår bestyrelsen er beslutningsdygtig. Det er almindeligt at sige, at min. fire ud af fem skal være tilstede, og at en af disse er formanden eller næstformanden.
Foreningens tegningsregler fastlægger, hvem der udadtil kan binde (tegne) foreningen juridisk, f.eks. ved oprettelse af bankkonto eller ved indgåelse af købs- eller låneaftaler.
Det vil normalt være formanden eller formanden og et bestyrelsesmedlem, f.eks kassereren, men det kan også være mere udførligt specificeret i vedtægterne. F.eks. med en bestemmelse om, at foreningen kun kan optage lån under forudsætning af den samlede bestyrelses underskrifter eller efter generalforsamlingens godkendelse.
Som i så mange andre sammenhænge gælder det om at finde en balance, der sikrer mod misbrug og uhensigtsmæssigheder, men som heller ikke gør det ufleksibelt og umuligt at lede foreningen i det daglige.
Under alle omstændigheder er det væsentligt at få diskuteret netop disse forhold grundigt igennem, inden vedtægterne bliver vedtaget.
Generalforsamlingen (som i nogle foreninger hedder årsmøde) er foreningens øverste myndighed og alene af den grund bør det i vedtægterne være velbeskrevet, hvornår og hvordan den skal afvikles.
Generalforsamlingen er et møde, der ofte samler mange mennesker, og hvor der på kort tid skal ske mange vigtige ting. Al erfaring viser, at der let går kludder i det, hvis man ikke meget præcist har planlagt, hvordan sådanne store og vigtige møder skal indkaldes og forløbe.
Det er derfor vigtigt, at vedtægterne tager højde for, hvornår generalforsamlingen skal afholdes, med hvilket varsel den skal indkaldes og hvordan indkaldelse skal ske - skriftligt eller ved opslag på aktivitetsstedet eller i en avis. Også hvem der har stemmeret, og hvem der er valgbare, dvs. kan vælges til bestyrelsen skal fremgå.
Det vigtigt, at det af vedtægterne fremgår efter hvilken dagsorden generalforsamlingen skal afvikles, og hvordan man som medlem fremsætter forslag til behandling på generalforsamlingen.
Efter generalforsamlingen er det god foreningsskik at lade formand og dirigent skrive under på generalforsamlingens referat inden offentliggørelse for foreningens medlemmer.
Ud over den ordinære generalforsamling kan der være behov for en ekstraordinær generalforsamling. F.eks. fordi der i medlemskredsen opstår stor utilfredshed med bestyrelsen, eller - mere fredeligt - fordi bestyrelsen ønsker at høre medlemmernes mening i en vigtig sag.
Foreningsvedtægterne bør derfor også indeholde klare regler for afholdelse af en ekstraordinær generalforsamling.
Forskellen fra reglerne om ordinær generalforsamling gælder specielt spørgsmålet om, hvem der kan indkalde. Typisk vil en ekstraordinær generalforsamling kunne indkaldes af enten bestyrelsen eller et bestemt antal medlemmer.
Dette antal kan udtrykkes ved et absolut tal eller en brøk. Jo større tal/højere brøk, desto vanskeligere vil det være at gennemføre en medlemsindkaldt ekstraordinær generalforsamling.
Ethvert ønske om indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling bør i de fleste tilfælde følges af bestyrelsen. Et sådan ønske er udtryk for en ansvarlighed for foreningen og dermed et engagement, som en bestyrelse ikke bør tilsidesætte, – det er jo medlemmernes forening og ikke bestyrelsens.
Vedtægterne er som tidligere nævnt foreningens spilleregler, og de bør derfor ikke kunne ændres efter en pludselig indskydelse eller uden at give medlemmerne mulighed for aktiv medvirken.
Den procedure, der skal følges i forbindelse med senere ændringer af vedtægterne, bør derfor klart fremgå af vedtægterne. Vedtægterne blev jo i sin tid vedtaget på en generalforsamling og kan derfor kun ændres på en generalforsamling.
Ved fastlæggelse af proceduren for vedtægtsændringer bør man overveje hvordan medlemmerne gøres opmærksom på, at spillereglerne overvejes ændret.
Dagsorden til generalforsamlingen bør derfor udførligt oplyse om, at der skal behandles forslag til nye vedtægter og i givet fald, hvad de går ud på.
Normalt gælder der relativt kort frist for indsendelse af forslag til behandling på generalforsamlingen. Går forslaget på, at vedtægterne skal ændres, bør man dog overveje en længere frist. Det kan være med til at skabe et godt grundlag for en grundig debat blandt medlemmerne forud for generalforsamlingen.
Endelig må det overvejes, om der skal være krav om, at mere end halvdelen af de fremmødte stemmer for forslaget, for at det kan vedtages (såkaldt kvalificeret flertal). Mange foreninger har en regel om, at der skal være 2/3 flertal blandt de fremmødte ved vedtægtsændringer.
Der kan være mange grunde til at opløse en forening. Måske er foreningens formål endelig opfyldt, medlemsgrundlaget er forsvundet, eller der er indtruffet andre uforudsete ting.
Hvis to eller flere foreninger ønsker at slutte sig sammen, er det enkleste at lukke hver af de gamle foreninger og oprette en ny fælles forening.
Det er naturligvis kun en generalforsamling, der kan opløse foreningen. En nedlagt eller opløst forening kan ikke genopstå, – det kræver stiftelse af en ny forening.
Vedtægterne skal i henhold til Folkeoplysningsloven tage stilling til, hvad der skal ske med foreningens formue og materialer i tilfælde af opløsning.
Generalforsamlingen kan træffe nærmere beslutning herom, men det skal fremgå af vedtægterne, at midlerne som minimum skal tilfalde et almennyttigt formål. Generalforsamlingen kan så beslutte det konkrete formål.
Det kan også være detaljeret fastlagt fra begyndelsen. F.eks. at foreningens midler tilfalder en hovedorganisation, stilles til rådighed for en bestemt type foreningsaktivitet eller et mere bredt begreb som f.eks. det kulturelle område. Blot skal det være et almennyttigt formål og ikke til enkeltpersoner.
Det skal fremgå, hvornår vedtægterne er vedtaget, ligesom dato for senere vedtægtsændringer skal påføres.
Børneattester
Alle foreninger skal indhente børneattest hos politiet for ledere, trænere, frivillige og andre i foreningen, der beskæftiger sig med børn under 15 år.
Når I har et foreningsmedlem, der skaI arbejde med børn under 15 år SKAL I indhente en børneattest hos politiet. Denne attest henter I digitalt på politiets hjemmeside. I skal oplyse jeres forenings CVR-nr og NemID, derigennem bliver jeres forening identificeret og I får tilsendt børneattesten på pågældende medlem..
Børneattesten er navnet på den særlige straffeattest, hvor I kun får oplyst om en person er straffet efter de bestemmelser i straffeloven, som vedrører seksuelle forhold til børn under 15 år. Børneattesten indeholder ikke oplysninger om eksempelvis tyveri, spirituskørsel og lignende.
Hvis kommunen får information om, at foreningen ikke indhenter børneattester, vil tilskud og lokaler blive taget fra foreningen.
Læs mere i pjecen Børneattester i foreningerne, hvor du kan se Gladsaxe Kommunes anbefalinger.
Børneattesten skal betragtes som et supplement til foreningens øvrige tiltag for at forebygge seksuelle krænkelser af børn og unge. Tag en snak i bestyrelsen om, hvordan I etablerer et trygt miljø i jeres forening, for både børn og voksne.
Få hjælp til at arbejde med emnet
Mange foreninger i Gladsaxe har arbejdet med emnet, så hvis I er usikre på, hvordan I skal gribe det an, kan det være en hjælp at høre, hvordan andre har gjort. Kontakt os gerne, hvis I vil have ideer og en snak om, hvordan I kan drøfte emnet i bestyrelsen.
Udgangspunktet for levereglerne kan være en evaluering af skrevne og uskrevne regler i foreningen. Det kan tage udgangspunkt i konkrete emner som for eksempel overnatning, badning og omgangstone i foreningen.
Levereglerne skal sikre mod seksuelle krænkelser i foreningen
Levereglerne skal både sikre, at der ikke opstår seksuelle krænkelser af børn og unge i foreningen, og at der ikke opstår situationer, hvor voksne i foreningen bliver mistænkeliggjort. Med klare retningslinjer for omgang i foreningen, og hvordan en mistanke håndteres, kan dette forebygges.
Hvis mistanken opstår i foreningen, så kontakt Gladsaxe Kommune. Vi har en specialistgruppe vedrørende mistanker om seksuelle krænkelser af børn og unge, der kan træde til.