Medarbejderundersøgelse

Den 19. september 2022 lyder startskudet til spørgeskemaundersøgelsen, som alle ansatte bliver inviteret til at deltage i.

Fristen for at svare er 4. oktober 2022. 

Ledere og arbejdsmiljøgrupper får adgang til rapporterne 27. oktober 2022.

Øvrige ansatte får adgang til rapporterne 7. november 2022, derefter er det tid til at gennemføre dialogprocesser og til at udarbejde handleplaner, hvis der er forhold, som skal håndteres eller forebygges. 

Det er vigtigt, at arbejdsmiljøgrupper og ledere har overblik over deres rolle og opgaver i medarbejderundersøgelsen.

Der vil blive udarbejdet materiale, som ledere og arbejdsmiljøgrupper skal sætte sig ind i enten på kursus eller via selvstudium. Her er et link til det elektroniske kursuskatalog, hvor I kan tilmelde jer undervisning.

• Undervisning 1-  "Bliv klar til medarbejderundersøgelsen" - materiale til såvel selvstudium som kursus med fysisk fremmøde
• Tjekliste til arbejdsmiljøgrupper og ledere - medarbejderundersøgelsen 2022

• Undervisning 2 - klar til dialogprocesser og handleplaner. Her kan du hente planche-materialet fra undervisning 2
• Værktøj til at undersøge sammenhænge i rapporter
• Læsevejledning til Værktøj til at undersøge sammenhænge i rapporter
• 5 tema-plancher til Værktøj til at undersøge sammenhænge i rapporter

Arbejdsmiljørunderinger handler om at komme rundt på hele arbejdspladsen og med egne øjne se på arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljørunderinger er et af medarbejderundersøgelsens undersøgende elementer og udgør en del af kortlægningen. 

I skal som arbejdsmiljøgruppe udarbejde tjeklister, som kommer rundt om forholdene på den eller de arbejdspladser, I dækker. Tjeklisterne skal I tage med på arbejdsmiljørunderingerne.

Tjeklisterne herunder er generelle og de er ikke udtømmende, men de er gode at tage udgangspunkt i. 

• Skærmarbejde
• Andre arbejdslokaler hvor man udfører sit arbejde i længere tid ad gangen (fx klasseværelser, mødelokaler, stuer (dagtilbud), fællesrum, behandlingslokaler osv.)
• Udearealer og adgangsveje
• Køkkener inkl depotrum, varerum, affaldsrum
• Kemi

Spørgeskemaundersøgelsen er et af medarbejderundersøgelsens tre undersøgende elementer. Spørgeskemaet bliver sendt digitalt på e-mail eller via e-boks til alle ansatte i Gladsaxe Kommune - både ledere og medarbejdere. Det tager i de fleste tilfælde højst 20 minutter at udfylde spørgeskemaet.

Her kan du se en papirversion af spørgeskemaet, så du kan orientere dig i spørgeskemaet på forhånd.

Spørgeskemaundersøgelsen bliver i 2022 helt anonym.

​Dvs at ingen i Gladsaxe Kommune kan få viden om, hvem der har svaret hvad (heller ikke Strategi, Kommunikation og HR eller andre centrale enheder).

Der bliver lavet rapporter på alle arbejdspladser, og en række sammenfattende rapporter på forskellige niveauer af organisationen. Der laves én samlet rapport for besvarelser fra alle ansatte i Gladsaxe Kommune.

Der er nogle krav til, hvornår der dannes rapporter. Blandt andet at der skal være minimum fem besvarelser, for at der dannes en rapport. I dette informationsmateriale på læse mere om rapportstrukturen.

Udfyldelse af spørgeskemaet er arbejdstid

Det er besluttet at det er arbejdstid når en medarbejder udfylder spørgeskemaet i medarbejderundersøgelsen - det kan I læse mere om på denne planche. I kan på den enkelte arbejdsplads selv beslutte, hvordan I vil tilrettelægge det. 

Man kan svare på spørgeskemaet på smartphone, tablet eller pc.

Hvem indgår i spørgeskemaundersøgelsen?

På enkelte punkter tager arbejdspladserne selv stilling til, hvem der præcist indgår i spørgeskemaundersøgelsen (fx hvilke timelønnede) og på andre punkter har vi fælles retningslinjer i Gladsaxe Kommune.

Her finder du en oversigt over, hvem der indgår i spørgeskemaundersøgelsen i 2022.

Ledere og arbejdsmiljøgrupper i Gladsaxe Kommune adgang til rapporterne fra spørgeskemaundersøgelsen lidt før den øvrige organisaton, nemlig 27. oktober 2022. De får naturligvis kun adgang til rapporter fra de enheder, som de er leder og/eller arbejdsmiljøgruppe for. Den øvrige organsation får adgang til relevante rapporter 7. november 2022.

Benytte dette link for at gå til adgangsportalen.

I kommer hver især ind til præcis de rapporter, som I har adgang til, og det vil være forskelligt, afhængtigt af jeres forskellige roller. Hvis du har været leder i Gladsaxe i flere år, giver dette link også adgang til tidligere medarbejderundersøgelser og eksempelvis også dine rapporter fra ledelsesevalueringen fra 2018.

Tekniske forhold om adgangsportalen

Når du er logget på windows på en arbejdscomputer, bliver du automatisk logget ind i adgangsportalen, for der er tale om single-sing-on. 

Hvis du ikke er logget på en arbejdscomputer, skal du følge ovenstående link, hvorefter du bliver bedt om at indtaste din emailadresse (for eksempel en @gladsaxe.dk eller en @gladskole.nu e-mailadresse) og dertilhørende password.

Hvis du ikke kan huske dit password for, skal du gå ad de sædvanlige kanaler, for at få det oplyst/opdateret. Det kan medarbejderundersøgelsens arbejdsgruppe ikke hjælpe med.

Du får kun adgang til den/de rapport(er), som netop du skal have adgang til. 

Lederen/arbejdsmiljøgruppen har pligt til at gøre rapporterne tilgængelige for de ansatte, der ikke kan bruge single-sign-on løsningen. Det kan man gøre på en måde, der passer den enkelt arbejdsplads, f.eks e-mail, ringbind eller opslagstavle.

For hver enhed i organisationen består rapporteringen af to rapporter, nemlig

• En resultatrapport, der i tal og diagrammer viser, hvordan deltagerne har svaret (her kan du se en dummy-resultatrapport med fiktive data)
• En kommentarrapport
  (her kan du se en dummy-kommentarrapport med fiktive kommentarer)

Der bliver også udarbejdet rapporter på de overliggende niveauer i organisationen, som beskrevet i et eksempel i dette dokument, som viser rapportstrukturen.

Når spørgeskemaundersøgelsen og arbejdsmiljørunderingerne er gennemført, går den vigtigste del af arbejdet i gang. For de egentlige resultater af medarbejderundersøgelsen er de positive forandringer, der bliver skabt gennem de dialoger og handlinger, som undersøgelsen giver anledning til. 

Hverken rapporter eller svarprocenter gør en forskel i sig selv. Dialogen er en vigtig del af medarbejderundersøgelsen.

Der kan være mange måder at gennemføre en god dialogproces på, og hver arbejdsplads skal finde den måde, som passer til dem.

Arbejdsgruppen bag medarbejderundersøgelsen har udarbejdet en drejebog til dialogproces i 4 trin, som arbejdspladserne kan benytte sig af.

Vi bruger også denne gang et fælles handleplansystem, der ligeledes tilgås via medarbejderundersøgelsens adgangsportal. I bjælken øverst skal du vælge "Arbejd med handleplaner".

Der er krav om at der udarbejdes handleplaner ift. væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Der er ikke krav om at lave et bestemt antal handleplaner. Det afhænger af, hvad jeres kortlægning og dialogproces viser.

Medarbejderundersøgelsen er forankret i enheden Strategi, Kommunikation og HR (SKOHR). 

Der er etableret en arbejdsgruppe på tværs af organisationen, bestående af:

Eva Marie Jäpelt (SKOHR)
Dorte Bjerregaard Jensen (SKOHR)
Mark Korshøj Jensen (SSF)
Vibeke Rømer (BMF)
Gry Meisner (BKF)
Lene Vinholt (SKOHR)