Forenkling af regler og dokumentation

• Krav om faglig dokumentation og registreringer, som ikke skaber nok værdi i forhold til den tid, det tager - for eksempel i hjemmeplejen, dagtilbud og jobcentret 
• Når vi i Gladsaxe gør mere end loven siger - for eksempel flere tilsyn, hyppigere opfølgning på indsatser eller kvalitetsstandarder på områder, hvor det ikke er fastsat i lovgivningen
• Nedskrevne retningslinjer og arbejdsgange knyttet til konkrete borger- og virksomhedsnære opgaver
• Nedskrevne procedurer og vejledninger, der for eksempel relaterer sig til personaleadministration, IT, økonomistyring eller strategiske aftaler
• Politikker, strategier og planer udover det lovpligtige
• Politiske afrapporteringer udover det lovpligtige, eksempelvis opfølgning på handleplaner, økonomi og klagesager

Fokusér på det, vi selv kan ændre. Det vil sige det, der er besluttet i Gladsaxe, enten politisk eller administrativt. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit forslag er besluttet i Gladsaxe eller et andet sted, for eksempel i Folketinget, så meld det endelig ind – så vil det blive vurderet, hvad vi har af muligheder for at fjerne eller forenkle det.

Alle medarbejdere kan melde forslag ind. Du har flere muligheder, eksempelvis:

• Som enkeltperson 
• Som gruppe, for eksempel sammen med kollegaer
• Lokale MED-udvalg 
• Via afdelings- og personalemøder 

Alle forslag skal meldes ind via knappen ”Indmeld dine forslag her” ovenfor. Hver måned trækker vi lod om kage til en afdeling blandt de forslag, der er meldt ind. 
 
Vi vil gerne have mulighed for at kunne vende tilbage til dig for en eventuel uddybning, og derfor skal du angive dit navn og kontaktoplysninger, for eksempel mailadresse, når du melder forslag ind.

Når du melder forslag ind, så skal du svare på nogle få spørgsmål: 

• Dit navn, kontaktoplysninger, afdeling 
• Beskriv opgaven 
• Beskriv hvem udfører opgaven
• Hvorfor mener du, at opgaven kan fjernes eller forenkles?  
• Hvor er opgaven er beskrevet (arbejdsgangssystem, KOMPAS eller lignende)? (Hvis du ved det.)
• Eventuelt uddybende bemærkninger  

Du bestemmer selv, hvor meget du skriver, men beskriv forslaget, så andre kan forstå, hvad det drejer sig om.  

Du kan indsende op til fem opgaver i samme skema. Hvis du vil indmelde flere end fem forslag, skal du starte skemaet igen. 

Alle forslag, der bliver meldt ind, vil blive gennemgået i dialog med relevante ledere og medarbejdere, herunder MED. Vi undersøger blandt andet om forslaget har betydning andre steder i organisationen. 

Som del af gennemgangen vil det blive vurderet, om forslaget kan fjernes eller forenkles. Med forenkles menes for eksempel, at opgaven gøres mindre tidskrævende, udføres sjældnere eller kun skal udføres i særlige tilfælde/situationer.

Det vil ikke være alle forslag, der meldes ind, der kan fjernes eller forenkles. Det kan blandt andet være af faglige årsager, for eksempel borgernes retssikkerhed, eller fordi opgaven følger af lovgivning eller nationale aftaler.  

Som udgangspunkt tages beslutningen om at fjerne eller forenkle opgaven på det niveau i organisationen, hvor den er besluttet. Det kan være i afdelingen, forvaltningen eller på tværs af organisationen eksempelvis af direktionen. Det vil ske fra efteråret 2023. 

Politikerne beslutter, om regler og dokumentationskrav skal fjernes eller forenkles, hvis de er besluttet af Byrådet eller fagudvalg. Dette vil senest ske i sommeren 2024. 

Forslag, der vedrører national lovgivning eller aftaler med KL, gemmes til eventuel beslutning om frisættelse på velfærdsområderne og til dialog med KL eller Folketinget.

• Juni til september 2023: Alle ansatte kan melde forslag ind om lokalt fastsatte regler og dokumentationskrav, der kan fjernes eller forenkles.  
• Oktober 2023 til februar 2024: Alle forslag vil blive gennemgået og kvalificeret.    
• Marts til juni 2024: Der træffes beslutning om at fjerne eller forenkle opgaver, som er politisk besluttet. Administrativt fastlagte opgaver kan fjernes eller forenkles løbende.

Særligt for Børne- og Kulturforvaltningen

• August til november 2023: Alle ansatte kan melde forslag ind om lokalt fastsatte regler og dokumentationskrav, der kan fjernes eller forenkles.  
• December 2023 til marts 2024: Alle forslag vil blive gennemgået og kvalificeret.    
• April til juni 2024: Der træffes beslutning om at fjerne eller forenkle opgaver, som er politisk besluttet. Administrativt fastlagte opgaver kan fjernes eller forenkles løbende.

Den enkelte forvaltning/center har deres egen organisering af arbejdet i tæt samarbejde med MED.
 
Derudover er der en organisering, der koordinerer det tværgående arbejde.

Styregruppe

• Social- og Sundhedsforvaltningen: Sanne Kure
• Børne- og Kulturforvaltningen: Ingelise Dam
• By- og Miljøforvaltningen: Niels Haar Sørensen
• Center for Politik, Styring og Udvikling: Mikael Wolf, Charlotte Juel Baunsgaard og Tine Vedel Kruse

Arbejdsgruppe

• Social- og Sundhedsforvaltningen: Signe Kramer og Tilde Olsen
• Børne- og Kulturforvaltningen: Eva Maria Kretschmar Pedersen
• By- og Miljøforvaltningen: Vibeke Rømer
• Center for Politik, Styring og Udvikling: Rune Glitzky, Rasmus Bækgaard og Birgitte Riber Hald

Byrådet har besluttet, at vi skal undersøge, om der er lokalt fastsatte regler og dokumentationskrav, der ikke giver værdi for borgere og virksomheder. Formålet er at frigøre tid til kerneopgaven.

Du kan indsende lige så mange forslag til opgaver, du vil. Der er dog kun plads til at indsende fem forslag i ét skema. Hvis du har flere forslag, skal du starte skemaet igen. 

Du har ikke mulighed for at være anonym, da vi vil gerne vil have mulighed for at kontakte dig, hvis vi har uddybende spørgsmål. Men dit navn vil ikke indgå i sagerne til de politiske udvalg.

Ja, det må du gerne. Men vi kan ikke selv beslutte at fjerne eller forenkle nationalt fastsatte regler og dokumentationskrav.

Forslagene vil dog blive gemt til eventuel frisættelse af kommunerne på velfærdsområderne og til dialog med KL og Folketinget.

Byrådets intention med at igangsætte arbejdet er ikke, at det skal være en spareøvelse. Arbejdet har til formål at pege på områder, hvor vi kan fjerne og forenkle lokalt fastsatte regler og dokumentationskrav for på den måde at skabe mere tid til opgaver, der giver værdi for borgere og virksomheder.

Men vi står samtidig i en situation, hvor regeringen har varslet store besparelser på kommunernes administration. Derfor vil det være helt naturligt, at viden opnået via denne proces, indgår i det videre arbejde med at tilrettelægge administrative opgaver i Gladsaxe Kommune.

Hvis du er i tvivl om noget, som du ikke kan finde svar på her på siden, kan du spørge din nærmeste leder.