Sagsbehandlingsregler

God forvaltningsskik betyder i bund og grund, at kommunen skal opføre sig ordentligt overfor dig som borger.

Der er ingen lov, der beskriver god forvaltningsskik, og derfor består begrebet af en række ”uskrevne regler”. Det er især Folketingets Ombudsmand, der udtaler sig om god forvaltningsskik, og om hvordan kommunerne skal opføre sig. Et eksempel på god forvaltningsskik er, at vi besvarer dine henvendelser på en pæn måde og inden for rimelig tid. Et andet eksempel er, at vi skriver i et sprog, som alle kan forstå.

Udover principperne for god forvaltningsskik gælder der også andre uskrevne regler for vores behandling af din sag. De vigtigste principper er:

• Lighedsprincippet: ens sager skal behandles ens. Der må ikke gøres forskel – medmindre det er sagligt begrundet.
• Saglighedsprincippet: kommunen må ikke inddrage hensyn, der ikke har noget med sagen at gøre. Kun de ting, der er saglige og relevante for netop dín sag, skal inddrages.
• Oplysningsprincippet (officialprincippet): kommunen skal sørge for, at sagen indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige. Det kan godt være, at du skal hjælpe kommunen med at skaffe oplysningerne, men det er kommunens ansvar at orientere dig om det.

De vigtigste lovregler om vores sagsbehandling fremgår af forvaltningsloven, offentlighedsloven og databeskyttelsesloven. Der kan dog også være særregler for sagsbehandling på det område, som din sag handler om. De generelle regler handler kort fortalt om:

• Tavshedspligt: vi må ikke give fortrolige oplysninger videre til andre
• Partshøring: du skal have mulighed til at udtale dig om oplysningerne i din sag, inden vi beslutter noget
• Begrundelse: vi skal fortælle dig, hvorfor vi har truffet en bestemt beslutning
• Klagevejledning: vi skal fortælle dig, om du kan klage og i så fald hvordan
• Aktindsigt: du har ret til at få indsigt i, hvilke dokumenter der ligger på din sag. Læs mere om aktindsigt her.
• Indsigt i persondata: du har ret til at vide, hvilke oplysninger kommunen har om dig.

Vi har ofte brug for flere forskellige oplysninger, når vi skal behandle en anmodning. Kommunen vil oftest bede dig om at indsende oplysningerne selv, men det kan også være, at vi beder dig om samtykke til, at vi kan indhente oplysninger hos andre, som fx SKAT eller din læge. Vi fortæller dig, hvilke oplysninger vi mangler for at kunne behandle din sag, og hvordan du (eller vi) kan skaffe dem.

Hvis du ikke selv vil medvirke til at oplyse din sag og ikke vil have, at vi indhenter oplysninger om dig, kan det have betydning for den afgørelse, vi skal træffe. I en sag om kontanthjælp kan det betyde, at du ikke kan få kontanthjælp, hvis vi ikke må indhente oplysninger fra din bank eller fra SKAT om din økonomi.

I enkelte tilfælde kan vi indhente eller dele oplysninger om dig, selv om du ikke har samtykket til det. Det kan være i en situation, hvor vi er meget bekymret for dit barn, eller når vi har grund til at tro, at nogen har misbrugt offentlige midler. Du bliver oplyst, hvis vi har indhentet eller vil indhente oplysninger om dig uden samtykke.

Inden vi kan tage stilling til din sag, skal vi sikre os, at vi har fået alle nødvendige oplysninger. Nogle gange får vi oplysningerne direkte fra dig, men andre gange indhenter vi oplysninger hos andre.

Når vi får oplysninger fra andre end dig, skal vi sørge for, at du kan læse oplysningerne og komme med bemærkninger til dem, inden vi beslutter noget i din sag. Det kaldes for partshøring og reglerne for partshøring fremgår af forvaltningslovens § 19.

Hvornår skal vi partshøre?

Der er ikke alle typer oplysninger, som vi hører dig om. Faktuelle oplysning og eksterne faglige vurdering vil du først blive partshørt om, når disse tre betingelser er opfyldt:

• du kender ikke til oplysningerne i forvejen,
• oplysningerne er relevante for vores beslutning, og
• oplysninger er til ugunst for dig.
  Det vil sige, at vi ikke partshører dig om oplysninger eller vurderinger, som du selv har sendt til os, eller oplysninger som betyder, at vi imødekommer din anmodning. Vi hører dig heller om lovregler eller fortolkning af reglerne, men kun om de faktiske oplysninger vi anvender i sagen.

Vores pligt til partshøring af dig gælder kun, når du er part. Du er altid part i en sag, hvor du har sendt en ansøgning til os, som vedrører dig selv. Du er derimod ikke part i en sag, når sagen ikke har betydning for dine rettigheder eller pligter.

Hvad sker der, hvis du ikke er blevet partshørt?

Du bliver ikke partshørt over alle typer oplysninger, og der kan derfor være sager, hvor vi træffer en afgørelse, uden at have hørt dig. Hvis du ikke bliver partshørt i en sag, hvor vi har pligt til partshøring, så vil vores afgørelse som udgangspunkt være ugyldig.

Du kan derfor klage over sagen til os, hvis du ikke er blevet korrekt partshørt.

At vi ikke har partshørt dig korrekt, betyder ikke nødvendigvis, at afgørelsen i sig selv er forkert. Men den manglende partshøring betyder, at du ikke har fået mulighed til at udtale dig om sagens oplysninger – og det kan betyde, at vi skal behandle sagen på ny.

Når vi har besluttet, hvad der skal ske i en sag, træffer vi en afgørelse. Afgørelsen kan gå ud på, at du får det, du har søgt om. I så fald er afgørelsen positiv: vi imødekommer din ansøgning. Det sker fx, når vi giver dig byggetilladelse til det ansøgte projekt, eller når vi bevilger dig kontanthjælp.

Når vi træffer en positiv afgørelse for dig, vil du normalt ikke få meget mere at vide end, at vi har imødekommet din ansøgning. Dette kan ske mundtligt, men i de fleste tilfælde vil du få vores afgørelse på skrift i din e-boks.

I sager, hvor vi helt eller delvis afviser din anmodning, skal vi begrunde vores afgørelse og forklare hvorfor, vi har afvist din anmodning. I vores begrundelse skal vi fortælle dig, hvilke love og regler vi har brugt, og hvad vi har lagt vægt på. Vi skal skrive ned, hvilke overvejelser vi har gjort os, og hvilke oplysninger vi har inddraget ved vores vurdering, så du kan se årsagen til afslaget.

Det er ikke altid, at du kan klage over en afgørelse, men vi skal altid vejlede dig om, hvordan du gør, hvis der er mulighed for at klage - læs også om dine klagemuligheder her.

Der er en række afgørelser, som du kan klage over. Det gælder stort set i alle sager, der starter med en ansøgning fra dig – om det nu er kontanthjælp eller en byggetilladelse, det drejer sig om. Hvordan du kan klage, og om du skal klage inden for en bestemt frist, skal stå i vores afgørelse til dig.

Beslutninger, som gælder hele områder eller hele kommunen, kan borgere normalt ikke klage over. Det kan f.eks. være en beslutning om at ændre skoledistrikterne eller en beslutning om at fastsætte et serviceniveau for kommunens hjemmehjælp.

Vi holder på fortrolige oplysninger

Alle ansatte i Gladsaxe Kommune har tavshedspligt om fortrolige oplysninger. Fortrolige oplysninger er beskyttet ifølge loven og kan være oplysninger om dit helbred eller din økonomi. Der er også tavshedspligt, når det er nødvendigt for at varetage væsentlige hensyn til bestemte offentlige eller private interesser.

Som hovedregel må fortrolige oplysninger om dig ikke deles med andre uden for kommunen (forvaltningen), medmindre du har samtykket til det.

Hvis vi deler fortrolige oplysninger om dig internt i kommunen, gælder der også begrænsninger. I sager, der starter med en ansøgning (f.eks. hvis du beder om kontanthjælp), må fortrolige oplysninger om dig kun deles indenfor den samme forvaltning (f.eks. Social- og Sundhedsforvaltningen).

Brud på tavshedspligten er strafbart, og alle kommunens medarbejdere er oplyst om deres tavshedspligt, når de starter deres job i kommunen.

Der er dog nogle få situationer, hvor vi kan videregive fortrolige oplysninger om dig, uden at bryde tavshedspligten. Det kan f.eks. være, hvis politiet beder om oplysninger i forbindelse med en straffesag eller hvis én af vores medarbejdere bliver bekymret for et barn.

Udover de generelle love om sagsbehandling, gælder der også særregler for sagsbehandlingen på social- og beskæftigelsesområdet.

Disse regler er fastsat i retssikkerhedsloven (lov om retssikkerhed og administration på det sociale område), og heri står bl.a., at vi skal oplyse alle borgere om sagsbehandlingstider på bestemte områder, at du som borger skal inddrages i sagsbehandlingen, og at vi skal behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt.

Alle love kan findes på retsinformation.dk, som løbende bliver opdateret.

De regler, som vi har henvist til, fremgår af følgende paragraffer:

Forvaltningsloven (senest bekendtgjort ved lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014):

• § 9 om aktindsigt
• § 19 om partshøring
• §§ 22-24 om afgørelse og begrundelse
• § 25 om klagevejledning
• § 27 om tavshedspligt
• §§ 28 og 29 om deling af oplysninger

Offentlighedsloven (lov om offentlighed i forvaltningen, lov nr. 606 af 12. juni 2013):

• § 7 om aktindsigt
• § 8 om egen acces
• § 13 om notatpligt
• § 15 om journalisering

Databeskyttelsesloven (lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven), lov nr. 502 af 23. maj 2018

Retssikkerhedsloven (lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, senest bekendtgjort ved lovbekendtgørelse nr. 188 af 8. marts 2018):

• § 3 om at behandle spørgsmål hurtigst muligt
• § 4 om borgerens ret til at medvirke
• § 5 om hjælp, rådgivning og vejledning
• § 10 om oplysning af sagen
• § 11 om borgerens medvirken
• §§ 11a-11c om at indhente oplysninger med eller uden samtykke

Denne liste med lovhenvisninger er opdateret juni 2018. Listen bliver opdateret på retsinformation.dk, og vi tager derfor forbehold for senere lovændringer.