Indkøbspolitik

Om indkøbspolitikken

Indkøb i Gladsaxe Kommune tager afsæt i Gladsaxestrategien

Det offentlige køber hvert år ind for rigtig mange penge. I Gladsaxe Kommune alene køber vi ind for cirka 1,6 milliarder kroner årligt inklusive mellemkommunale afregninger og bygge-/anlægsopgaver. Derfor har vi ikke alene et ansvar for, at vi bruger borgernes penge bedst muligt, men vi har også mulighed for og pligt til at være med til at påvirke omverdenen via vores indkøb. Indkøbspolitikken tager afsæt i Gladsaxestrategien 2018-2022 om bæredygtig vækst og velfærd, og vores fælles vision om et bæredygtigt Gladsaxe med et lokalsamfund i social, økonomisk og miljømæssig balance. Kommunens indkøb skal først og fremmest understøtte brugernes og borgernes behov, men via vores indkøb, ønsker vi også at understøtte visionen og de politiske målsætninger i Gladsaxestrategien ved at tænke både klima og miljø, sociale forhold samt omkostninger og kvalitet ind, når vi køber ind. Det gør vi blandt andet ved at stille krav til vores leverandører og til det, vi køber ind. Det gælder for eksempel krav til miljømærker, krav til ordentlige arbejdsforhold eller krav til uddannelses- og praktikpladser.

Verdensmålene skal afspejles i den måde vi køber ind på

I Gladsaxe Kommune er vi optagede af FN’s Verdensmål, og derfor skal verdensmålene selvfølgelig også afspejle sig i kommunens indkøb. Offentligt indkøb kan medvirke til at ændre måden, vi producerer og forbruger varer og ressourcer på. Verdensmål 12 om ansvarligt forbrug og produktion handler blandt andet om at fremme bæredygtigt forbrug, produktion og offentlig indkøbspraksis, reducere madspild, håndtere kemikalier og affald forsvarligt og øge genbrug og genanvendelse. Gennem vores indkøb har vi mulighed for at understøtte mange af FN’s verdensmål og dermed at skabe værdi for vores klode på både kort og lang sigt. Det gælder også partnerskaber. Via aktive og ambitiøse partnerskaber, kan vi flytte mere. Det gælder for eksempel via vores medlemskab af Partnerskab for offentlige Grønne Indkøb.

Miljømæssigt bæredygtigt indkøb

Vi skal være bæredygtige i alle vores indkøb

Gladsaxe Kommune vil være ansvarlig og bæredygtig i indkøbsorganisationen. Det betyder, at vi skal arbejde for, at vi kun køber det nødvendige ind, og at vi vil overveje, om der er produkter, som vi ikke, eller kun i begrænset omfang, ønsker at købe og anvende. Bag hvert indkøb ligger der desuden en overvejelse af, hvilket aftryk, vi sætter i verden. Via vores indkøb ønsker vi for eksempel at nedbringe ressourceforbrug og udledningen af CO₂ og andre klimagasser, fremme genbrug og genanvendelse og minimere anvendelsen af skadelige kemikalier. Gladsaxe Kommune køber allerede grønt ind på en række områder. Vores institutioner og plejecentre arbejder hele tiden for at mere af den mad, der serveres for vores børn og ældre er økologisk, vi har eldrevne biler i hjemmeplejen, og vask af linned og arbejdsbeklædning foregår på svanemærkede vaskerier, vores renovationsbiler anvender gas som drivmiddel med videre. I Gladsaxe Kommune arbejder vi med miljømæssig bæredygtighed for eksempel via vores medlemskab af Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI) og via projekter om cirkulær økonomi.

En af vejene til grønnere indkøb er anvendelse af miljømærker

Vi vil fortsat have fokus på at stille krav til anvendelse af miljømærker i vores indkøb, for eksempel Svanemærket, EU-Blomsten, Ø-mærket eller Cradle to Cradle. Vi køber allerede for eksempel svanemærkede bleer til børn i daginstitutioner, svanemærkede rengøringsmidler og bygger svanemærkede daginstitutioner.

Vi skal stille krav til bæredygtighed i alle led af indkøbskæden

For at opnå mere miljømæssigt bæredygtigt indkøb vil vi stille krav til vores leverandører om bæredygtig produktion, håndtering og distribution. Vi vil derfor fortsat have fokus på at stille krav til, at transporten af varer til kommunen går i en mere bæredygtig retning. Vi ønsker at nedbringe CO2-udledningen og trængslen i Gladsaxe, og det vil vi blandt andet gøre ved at stille krav til de transportmidler, varerne leveres i, til leveringsfrekvens og til eventuel samkørsel af varer. Derudover vil transport være et forhold, der inddrages af hensyn til lokale køb, når lovgivningen giver mulighed for det, det vil sige primært for køb, der ikke skal i EU-udbud. Vi skal som udgangspunkt arbejde for, at affald ikke opstår. Hvis det ikke er muligt, skal mængden af engangsemballage ved levering af varer nedbringes, gøres mere miljøvenlig og genanvendes.

Mål for miljømæssigt bæredygtigt indkøb

Andelen af økologiske fødevarer er i 2022 minimum 80 procent for skoler og dagtilbud og i 2025 gennemsnitligt 80 procent for hele kommunen
Købet af miljømærkede produkter og ydelser vokser med minimum 5 procent årligt

Socialt bæredygtigt indkøb

Vi tager også socialt ansvar gennem vores indkøb

I Gladsaxe Kommune tager vi samfundsansvar – også når det gælder social ansvarlighed. Vi forventer, at vores leverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, og vi stiller krav om, at de efterlever de internationale normer i for eksempel FN’s menneskerettighedserklæring og den europæiske menneskerettighedskonvention om blandt andet menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og anti-korruption. Derudover forventer vi, at virksomhederne overholder gældende arbejdsmiljølovgivning.

Vi handler med de virksomheder som sikrer ordentlige løn- og ansættelsesvilkår

I Gladsaxe Kommune stiller vi krav om, at de virksomheder, vi handler med, har ordentlige løn- og ansættelsesvilkår for deres medarbejdere, og derfor indeholder kommunens tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter en arbejdsklausul, der pålægger leverandøren at sikre dette. Det samme gælder eventuelle underleverandører, og derfor pålægges leverandørerne et kædeansvar, hvor de er ansvarlige for, at deres underleverandører også sikrer ordentlige løn- og ansættelsesvilkår for deres medarbejdere.

Vi er med til at sikre, at der i fremtiden er den nødvendige arbejdskraft

Gladsaxe Kommune vil gerne være med til at understøtte etablering af uddannelses- og praktikpladser, så der også i fremtiden er kvalificeret og nødvendig arbejdskraft til stede på arbejdsmarkedet. Derfor vil der ved større bygge- og anlægs- samt tjenesteydelseskontrakter blive stillet krav om ansættelse af praktikanter eller lærlinge, der hvor det er relevant.

Vi påtager os et ansvar for dem, der har svært ved at finde fodfæste på arbejdsmarkedet

Vi ønsker også, at vores leverandører tager et socialt ansvar for borgere, der har svært ved at finde fodfæstepå arbejdsmarkedet. I Gladsaxe Kommune vurderer vi, konkret for hver opgave, muligheden for at stille krav til vores leverandører ud fra nedenstående

model:

Kan opgaven løses af socialt ansvarlige virksomheder.
Kan vi stille krav til leverandørerne om ansættelse af udsatte borgere samt borgere med psykiske og fysiske udfordringer til løsning af opgaven.
Kan vi lægge vægt på virksomheder, som frivilligt tager et socialt ansvar i forbindelse med løsning af opgaven.
Kan vi gå i dialog med leverandøren om mulighederne for, at virksomheden bidrager til at få udsatte borgere samt borgere med psykiske og fysiske udfordringer tilbage på arbejdsmarkedet.

Mål for socialt bæredygtigt indkøb

Minimum 10 procent af kommunens aftaler fører til beskæftigelse af eller samarbejde om udsatte borgere og borgere med psykiske og fysiske udfordringer
Antallet af etablerede praktik- og uddannelsespladser i forbindelse med kommunens udbud af bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser skal være minimum 10 om året

Økonomisk bæredygtigt indkøb

Totaløkonomi skal være et pejlemærke i vores indkøb

Som offentlig myndighed har vi et ansvar for at forvalte borgernes penge bedst muligt. Via fælles indkøb i kommunen og på tværs af kommuner, er det muligt at opnå stordriftsfordele i forbindelse med konkurrenceudsættelse af det vi køber, og det gør oftest, at vi kan købe ind til en god pris, så der bliver flere penge til kerneopgaverne. Udover pris og kvalitet lægges der også vægt på livscyklusomkostninger, totaløkonomi, reparationsmuligheder, miljøbelastning, genanvendelighed, opgraderingsmuligheder og de følgeomkostninger, købet kan have, for eksempel levetid, driftsomkostninger, vedligeholdelse, service og bortskaffelse, så vi samlet set får mere for pengene.

Der er fortsat potentiale for økonomiske gevinster på indkøbsområdet

Vi opnår hvert år besparelser, når vi konkurrenceudsætter det, vi køber i kommunen, og der er fortsat indkøbsbesparelser at hente – især på de områder som ikke har været konkurrenceudsat flere gange. Derfor skal vi fastholde fokus på at indfri yderligere potentialer på indkøbsområdet i de kommende år – også med henblik på at så mange områder som muligt er dækket af indkøbsaftaler. Det sker blandt andet ved, at vi i langt højere grad anvender de data, vi ligger inde med, til at sikre en professionel og strategisk tilgang til arbejdet med indkøb og med henblik på at finde uudnyttede potentialer og andre måder at tilgå indkøbet på.

Kommunens indkøbsaftaler skal anvendes for at sikre de bedste vilkår

Høj compliance er en forudsætning for, at vi henter degevinster, vi har opnået på indkøbsaftalerne. Compliance er et udtryk for, om varen eller ydelsen er købt via den indkøbsaftale, der er indgået på området, og en høj compliance betyder derfor, at der ikke er så meget der købes hos andre leverandører end aftaleleverandøren. En høj compliance skal være med til at sikre, at købet er sket til den rigtige pris samtidig med at de krav, der er stillet til for eksempel miljø eller arbejdsforhold, bliver efterlevet. Gladsaxe Kommune har i dag en god compliance på cirka 70 procent på centralt indgåede aftaler, men har en målsætning om at hæve den, så vi udnytter det fulde potentiale og fremstår som en professionel samarbejdspartner. Til det har vi udviklet et rapporteringsværktøj, som viser, hvor gode de enkelte afdelinger og institutioner er til at handle på indkøbsaftalerne. Værktøjet bruges blandt andet i forbindelse med servicebesøg, hvor vi drøfter, hvordan compliance kan hæves, og hvordan indkøbet decentralt bedst understøttes.

Vi vil arbejde for at fremme en ansvarlig skatteadfærd

I Gladsaxe Kommune ønsker vi at handle med virksomheder, som udviser en ansvarlig skatteadfærd. Vi forventer derfor, at vores leverandører efterlever OECD’s retningslinjer for beskatning. I Gladsaxe Kommune vil vi arbejde aktivt for at få ændret de hindringer, der er for, at vi kan til- og fravælge virksomheder med henvisning til deres skatteadfærd. Vi vil som kommune gerne kunne stille krav om gennemsigtighed og fair beskatning hos de leverandører, vi handler med, samt have mulighed for at ophæve kontrakter med virksomheder, som bliver dømt for ulovlig skatteunddragelse.

Mål for økonomisk bæredygtigt indkøb

På forpligtende centralt indgåede aftaler har vi en gennemsnitlig compliance på minimum 80 procent i 2022
Via indkøbseffektiviseringer, der udmøntes på budgettet, sparer vi minimum 3 millioner kroner årligt

Samarbejder, partnerskaber og innovation

Dialog og samarbejde er vigtige værktøjer

Dialog og samarbejde er vigtige værktøjer i kommunens indkøb. Det gælder dialog med potentielle leverandører forud for udbud med henblik på at kende markedet og eksisterende løsninger, og det gælder dialog med leverandører i kontraktperioden med henblik på at sikre leverancer, optimere samarbejdet og værdiskabelsen. Vi afsøger hele tiden muligheden for at løse indkøbsopgaven smartere, og samarbejde, partnerskaber, dialog og innovation er nøgleord for smart og omkostningseffektivt arbejde med indkøb.

Innovation skal være med til at fremtidssikre løsninger

Gladsaxe Kommune vil bidrage til at fremme innovation – det vil sige anvende ny og eksisterende viden til at forbedre produkter, arbejdsgange eller organisering, for eksempel udvikling af miljø- og energirigtige løsninger. Det vil vi gøre ved at efterspørge nye produkter og løsninger, for eksempel inden for velfærdsteknologi eller ved at indarbejde fleksibilitet i kontrakterne. Således er der også potentiale for at væksten, som skabes i de private virksomheder, er så grøn og bæredygtig som muligt. Vi vil også gå i dialog med virksomheder og indgå i partnerskaber om konkrete projekter inden for de lovgivningsmæssige rammer og samarbejde bredt med erhvervslivet i Gladsaxe, herunder Erhvervsrådet. I Gladsaxe Kommune ønsker vi at fremme handlen med de leverandører, som vil være med til at tage et fælles ansvar.

Samarbejde med andre offentlige myndigheder

Gladsaxe Kommune samarbejder med andre offentlige indkøbere for at opnå bedre, billigere og omkostningseffektive indkøb. Gladsaxe Kommune er en del af indkøbsfællesskabet Spar 5, som også består af Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal og Frederiksberg kommuner. I Spar 5 har vi et ambitiøst og tæt samarbejde. Udover at vi laver fælles udbud, samarbejder vi også om for eksempel kontraktstyring og e-handel. I det omfang, det understøtter kommunens politikker og behov, anvendes også de aftaler, som Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) indgår på vegne af offentlige indkøbere, ligesom vi anvender statens indkøbsaftaler i enkelte tilfælde. Vi samarbejder også gerne med andre indkøbsfællesskaber, hvor det giver værdi, ligesom et tættere samarbejde med regionerne kan være formålstjenligt inden for sundhedsområdet.

Vi vil udnytte udbudslovens muligheder

Udbudsloven giver mulighed for at anvende forskellige udbudsformer og til at stille forskellige krav, der understøtter Gladsaxe Kommunes politikker, herunder for eksempel at der kan stilles krav til bestemte mærkningsordninger. I Gladsaxe Kommune vil vi have fokus på at anvende udbudslovens muligheder, herunder anvende de udbudsformer som forventeligt giver det bedste resultat på det pågældende område, og vi vil, hvor det er muligt, udbyde opgaver, så også små og mellemstore virksomheder har mulighed for at løfte opgaven.

Mål for samarbejder, partnerskaber og innovation

Minimum 15 aftaler om året gennemføres sammen med andre ordregivere, herunder andre kommuner, SKI med flere

E-handel og digitalisering

E-handel understøtter omkostningseffektive indkøb

Udover de økonomiske gevinster der kan hentes ved konkurrenceudsættelse, er der også effektiviseringspotentialer i e-handel og digitalisering, så transaktionsomkostningerne i forbindelse med købet reduceres. Ved e-handel forstås indkøb via kommunens indkøbssystem, hvor de produkter eller ydelser, kommunen har indgået indkøbsaftaler for, bestilles, varemodtages og betales. E-handel er med til at understøtte hele indkøbsprocessen lige fra ordreafgivelse til fakturamodtagelse, bogføring og betaling af leverandører. E-handel er med til at reducere fejl i blandt andet bestillinger og faktureringer, og automatisk betaling af fakturaer, som stemmer overens med bestillingen, minimerer omkostningerne til håndtering af fakturaer i forhold til manuel behandling. E-handel er med til at sikre en høj compliance, og det er med til at frigøre indkøbs- og økonomimedarbejdere fra tidskrævende administrative opgaver, så der bliver mere tid til kerneopgaverne. Derfor skal e-handelssystemet være indkøbernes foretrukne sted at handle.

E-handlen skal øges

I Gladsaxe Kommune har vi e-handlet i mange år. Indkøb via e-handelssystemet skal være en naturlig, enkel og tidsbesparende del af indkøbsopgaven på vare-området, og det er et mål for os at øge e-handlen i de kommende år. Derfor vil vi have fokus på at understøtte udviklingen af e-handelssystemet til at også at omfatte tjenesteydelser samt en række varer, som i dag ikke kan e-handles, således at systemet i højere grad understøtter brugernes daglige indkøb, og letter arbejdet for vores leverandører. I den forbindelse skal vi stille krav til vores leverandører om understøttelse af de digitale processer, for at vi kan lykkes med det.

Manuelle processer skal erstattes af nye teknologiske værktøjer

Udover e-handel har vi også fokus på at automatisere manuelle processer med tilgængelige værktøjer, herunder for eksempel robotteknologi. Arbejdet hermed udvikles løbende og vil fortsat være et udviklingspunkt i Gladsaxe Kommune i de kommende år.

Systematisk kontraktstyring skal optimere kontrakt og samarbejde

Kontraktstyringen skal styrkes. Det betyder, at der i højere grad skal arbejdes strategisk med leverandørerne for at sikre, at der leveres i henhold til kontraktens vilkår og for at fremme det gensidige samararbejde via en proaktiv dialog mellem brugere og leverandører, der medvirker til at optimere udbyttet af kontrakten. Kontraktstyringen skal være systematisk og systemunderstøttet med henblik på at frigive effekter og skabe merværdi i kontraktforholdet. Helt konkret betyder det, at der skal ske fast opfølgning på indgåede aftaler baseret på risikovurdering af kontrakten på en række betydende parametre, og der skal være en klar rolle og ansvarsfordeling mellem indkøbere og Indkøb og Udbud.

Mål for e-handel og digitalisering

Den samlede omsætning via indkøbssystemet skal stige med minimum 10 procent om året
Minimum 80 procent af ordrerne i indkøbssystemet går til automatisk betaling i 2022

Indkøbspolitikkens rækkevidde

Indkøbspolitikkens formål og gyldighedsområde

Indkøbspolitikkens formål er at skabe rammerne og sætte retningen for Gladsaxe Kommunes indkøb. Den centrale indkøbsfunktion har en understøttende funktion i forhold til at få Indkøbspolitikkens målsætninger aktiveret. Indkøbspolitikken gælder for alle kommunale indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver, herunder også leje- og leasingaftaler. Indkøbspolitikken omfatter som udgangspunkt også selvejende institutioner med kommunalt tilskud, i det omfang det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Indkøbspolitikken omfatter ikke køb og salg af fast ejendom.

Koordineret indkøb og anvendelse af kommunens indkøbsaftaler

Køb sker så vidt muligt via koordinering af kommunens samlede behov med henblik på at opnå de forretningsmæssige og administrative fordele, der er forbundet med det. De kommunale indkøbsaftaler må udelukkende anvendes til kommunale formål. Det er obligatorisk at anvende kommunens indkøbsaftaler, medmindre andet udtrykkeligt er angivet i forbindelse med indgåelsen af aftalerne. Dog kan køb, der har et pædagogisk sigte undtages, for eksempel i forbindelse med lejrskoleophold eller undervisning i hjemkundskab. Såfremt en indkøber får tilbudt et produkt eller en ydelse, som er omfattet af kommunens indkøbsaftaler, på mere fordelagtige betingelser, berettiger det ikke til køb udenom Gladsaxe Kommunes indkøbsaftaler, idet det dels vil være aftalebrud med den nuværende leverandør og dels kan forringe kommunens mulighed for fremadrettet at indgå fordelagtige aftaler.

Indkøbspolitikkens retningslinjer og principper skal altid anvendes

Ved køb af produkter eller ydelser, der ikke er omfattet af kommunens indkøbsaftaler, skal købet foretages i henhold til indkøbspolitikken og under hensyntagen til gældende lovgivning på området, herunder især udbudsloven og tilbudsloven og de principper, der følger heraf: ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.