Spilleregler for samarbejder med frivillige

Den frivillige medarbejder har tavshedspligt og skal i frivilligaftalen skrive under på dette. Lederen sætter den frivillige ind i, hvad det vil sige at have tavshedspligt. Tavshedspligten følger de gældende regler for kommunale medarbejdere vedrørende personfølsomme oplysninger.

Forsikring af frivillige på arbejdsskadeområdet

Personer, som kommer til skade i forbindelse med udførelse af frivilligt arbejde eller frivillig indsats efter aftale med Gladsaxe Kommune, har ret til erstatning i henhold til lov om arbejdsskadesikring ligesom kommunens medarbejdere. Skade anmeldes af arbejdspladsen ligesom medarbejderes skader anmeldes.

Forsikring af frivillige på ansvarsområdet

Ansvarsforsikring dækker tingskade eller personskade på tredje person forvoldt af den frivillige. Også her er frivillige dækket tilsvarende kommunale medarbejdere, uanset om de udfører frivilligt arbejde eller gør en frivillig indsats i tilknytning til en kommunal arbejdsplads.

Den kommunale ledelse stiller krav om, at den frivillige skal fremvise straffeattest, hvis ledelsen skønner det nødvendigt. I Børne- og Kulturforvaltningen har den relevante afdelingschef ansvaret for at vurdere om den frivillige skal fremvise straffeattest og vurdere selve straffeattesten. I Social- og Sundhedsforvaltningen har arbejdsstedets leder dette ansvar. En plettet straffeattest er ikke nødvendigvis en hindring for at udføre frivilligt arbejde. Ledelsen vurderer i hvert enkelt tilfælde om en plettet straffeattest skal medføre, at den frivillige afvises.

Straffeattest rekvireres i alle tilfælde, når den frivillige er i dag-, døgn- og rådgivningstilbud for børn og unge, dag- og botilbud for voksne samt i folkeskolen eller får adgang til borgerens hjem.
Børneattest rekvireres i alle tilfælde, hvis den frivillige har kontakt med børn under 15 år.

Reglerne om tavshedspligt for offentligt ansatte betyder, at kommunale medarbejdere ikke frit kan dele alle oplysninger med frivillige. Der skal derfor altid indhentes samtykke fra borgeren til videregivelse af personfølsomme oplysninger. Når der er indhentet samtykke fra borgeren, kan forvaltningen videregive de nødvendige oplysninger til den frivillige.

Fortroligheden mellem borgerne og den frivillige må ikke krænkes ved at påkræve referater eller rapporter i forbindelse med kontakten. Den frivillige skal kunne gå til lederen med sin tvivl, hvis han eller hun i sin kontakt med borgere oplever noget, der giver anledning til bekymring.

For at for få mest ud af samarbejdet mellem den frivilliges, ledelsens og de kommunale medarbejdere, er det vigtigt at udvise gensidig respekt for hinanden kompetencer.

Opgaverne, som de frivillige påtager sig, bliver defineret i samarbejde med ledelsen og medarbejderne. Der er som udgangspunkt ikke visitation i forbindelse med den frivillige indsats, ligesom der ikke føres journal. Dvs. at de lovgivningsbestemte rammer for den kommunale opgaveløsning ikke gælder de frivilliges indsats.

Ledelsen har ansvaret for, at de frivillige introduceres til arbejdspladsen.
Den frivillige skal oplyses om:

• Hvem, der er deres kontaktperson
• Hvilke opgaver skal den frivillige varetage
• At den frivillige har tavshedspligt
• Hvordan er den frivillige forsikret - egen forsikring eller gennem Gladsaxe Kommunes forsikring
• Hvordan den frivillige skal agere i forbindelse med borgerkontakt
• Hvilke regler er der på den pågældende arbejdsplads i forhold til arbejdsmiljø.

Kommunen har myndighedsansvaret for alle kommunale opgaver. Det betyder, at ledere og medarbejdere løser opgaver, der er beskrevet i lovgivningen og træffer myndighedsafgørelser og har ansvaret for, at opgaverne løses på en måde, der svarer til borgernes rettigheder.

Gladsaxe Kommunen er ikke forpligtet til at overtage opgaveløsningen fra den frivillige, hvis den frivillige ikke længere kan varetage opgaven.

Det er vigtigt, at den kommunale arbejdsplads i samarbejde med de frivillige specifikt formulerer de frivilliges opgaver og opgaveløsning. Derved undgår I misforståelser, når I indleder samarbejdet og uhensigtsmæssige forhold kan hurtigt ændres.

Når I er enige kan opgaver m.m. beskrives i en frivillig- eller partnerskabsaftale.

Nogle steder vil den frivilliges opgave være klart defineret på forhånd, andre steder kan der være tale om en helt ny opgave, som opstår i dialogen med den frivillige, der måske har særlige evner og kontakter.

Det er vigtigt, at I som arbejdsplads fra begyndelsen skaber klarhed i forhold til de forventninger I har til den frivillige.

• Hvilke mødetider er der på arbejdspladsen og hvilke mødetider får den frivillige?
• Hvem er kontaktperson(er) for den frivillige?

Anerkendelse kan ske i det daglige og ved særlige markeringer, for eksempel sammenkomster, udflugter, foredrag og temamøder.

Det er vigtigt, at ledelsen prioriterer anerkendelse af de frivillige medarbejdere. Ledelsen kan i særlige situationer godkende, at arbejdspladsen afholder udgifter forbundet med den frivillige indsats.

Frivillige kan supplere den kommunale serviceydelse, men de kan også være med til at udvikle den. Frivillige kan have idéer, der kan være med til at skabe små og store positive forandringer.

En løbende og åben dialog med de frivillige kan være med til at bringe de forslag og kontaktflader, som opstår undervejs i samarbejdet i spil. Det er på den måde at nye muligheder opstår.

Det er vigtigt, at I i samarbejde med den frivillige medarbejder løbende udvikler og fornyer frivillig- og partnerskabsaftaler. Det sikrer, at I som arbejdsplads og den frivillige opretholder gejsten og interessen for at yde mest muligt.

Både inden den frivillige begynder sit arbejde og i løbet af samarbejdet er det vigtigt, at den frivillige og den lokale arbejdsplads har fælles forståelse af, hvad de ansatte og frivillige bidrager med hver især.

Den frivillige og en repræsentant for arbejdspladsen tager en samtale om opgaver, praktiske forhold, gensidige forventninger og andet. Hvis begge parter finder det formålstjenligt kan der indgås en frivilligaftale. Frivilligaftalen kan desuden bruges som ”huskeliste” for de forhold, som der bør drøftes og tages stilling til inden et samarbejde indledes. Ledelsen har ansvaret for, at dialogen finder sted.

Denne forventningsafstemning er grundlaget for et velfungerende samarbejde, hvor den frivillige kan være sikker i sin rolle og opgave. Samme forventningsafstemning kan også være grundlag for en løbende evaluering af samarbejdet.

Et samarbejde mellem kommunen og en frivillig forening eller gruppering kan opstå og udvikles på mange måder. Det er vigtigt, at kommunen og foreningen har en fælles forståelse af vilkår og indhold i det konkrete samarbejde.

Kommunen og foreningen kan udarbejde en skriftlig aftale - især hvis samarbejdet er omfattende. Den skriftlige aftale kan være sikkerhed for begge parter, der kan medvirke til at sikre, at samarbejdet ikke ophører på grund af tilstødende begivenheder, fx hvis nogen rejser, får nyt arbejde eller bliver syge. Der er ikke krav om, at der udarbejdes en sådan skriftlig aftale.