Dataetisk politik

Gladsaxe Kommune har tradition for at være blandt de førende kommuner på digitaliseringsområdet.  Det har allerede givet store gevinster i form af kortere sagsbehandlingstider, bedre udnyttelse af ressourcer og en bedre evne til at træffe korrekte afgørelser over for dig som borger. Digitaliseringen betyder også, at det er muligt på systematisk vis at opsamle og lære af de erfaringer, vi har gjort os i forhold til tidligere arbejdsgange, indsatser og services.

I takt med den øgede teknologiske modenhed er der også opstået en større bevidsthed om, hvordan teknologi, data og faglighed spiller sammen, og hvilke risici og dilemmaer det også kan skabe. Kernen i arbejdet med data er at understøtte den faglige opgaveløsning på tværs af organisationen: At bidrage til at kvalificere de faglige drøftelser, beslutninger og sikre, at der hele tiden leveres den bedst mulige velfærd til alle kommunens borgere.

Grundlaget for arbejdet med nye former for analyser/teknologier er en grundlæggende sikker og respektfuld håndtering af dine oplysninger i henhold til gældende lovgivning. Men der er tale om nye redskaber og nye muligheder, som vi skal lære at anvende og forholde os til i dagligdagen. Derfor er der behov for, at der formuleres nogle grundlæggende og tydelige principper for, hvordan dataarbejdet skal håndteres i praksis. Det skal sikre, at du som borger får mest mulig gavn af de nye muligheder på en tryg og gennemsigtig måde.

Der er således en etisk forpligtelse i to dimensioner: Vi skal tilbyde dig den højest mulige kvalitet i sagsbehandlingen indenfor de givne ressourcer og indenfor de rammer, den teknologiske udvikling tilbyder, samtidig med at der skal være en tydelig respekt for dine etiske rettigheder.

Den dataetiske politik skal ses som et supplement og en overbygning til de lovgivningsmæssige rammer, som gælder for arbejdet med data (fx GDPR og forvaltningsloven). Du har som borger nogle rettigheder over de data vi har og bruger om dig. Der er eksempelvis regler for, at der skal være proportionalitet mellem mængden og brugen af dine data og den opgave, der skal løses. Du kan altid rette henvendelse til os, og bede om at få oplyst, hvad vi har registreret om dig.

De etiske principper sætter yderligere rammer for vores fortolkning af regler og vurdering af konsekvenser. Der kan på dette område være tale om teknologier, der er helt nye i den offentlige forvaltning, og hvor det ikke er i strid med konkret lovgivning af bruge data, men hvor der kan opstå en debat om, hvorvidt eller hvordan man skal arbejde med disse data set i forhold til grundlæggende værdier og etik. Den dataetiske politik skal sikre, at der løbende er fokus på sådanne overvejelser, og at disse lægges åbent frem til debat i den årlige redegørelse.

Statistik og data anvendes i mange forskellige sammenhænge, og den dataetiske politik handler om de situationer, hvor der anvendes data på individniveau.

Principperne neden for finder anvendelse både i valget af projekter og i udviklingen og anvendelsen af nye redskaber og analyser. Den dataetiske politik skal sikre faste, grundlæggende værdier, der samtidig er formuleret så universelt, at de kan rumme den teknologiske udvikling, samfundet undergår.

Den dataetiske politik afgrænses på følgende 3 punkter:

Anvendelse af borgerrelaterede data

Den dataetiske politik vedrører data om kommunens borgere. Det overordnede formål er at sikre, at du som borger i Gladsaxe Kommune altid kan have tillid til, at brugen af dine data håndteres etisk forsvarligt – og at håndteringen følger samme etiske standarder på tværs af forvaltninger og enheder. Dataetikken skal samtidig sikre gennemsigtighed i brugen af data overfor dig som borger i kommunen, så der er mulighed for at du kan forvisse sig om, at kommunen er din tillid værdig. Den dataetiske politik er som tidligere nævnt en overbygning på allerede eksisterende lovgivning, og står således ikke alene om at sikre dine oplysninger.

Ny teknologi og ny anvendelse af data

Der opstår løbende nye former for teknologi, der på forskellig vis kan bruges til at bearbejde data på forskellige måder, både når vi selv udvikler, indgår samarbejder med eksterne konsulenter eller forskere, og når vi investerer i nye it-systemer. Det kan også være, at sammenstilling af data på nye måder vil kunne give muligheder for at træffe bedre og mere korrekte afgørelser. Det skaber effektiv og forbedret sagsbehandling, men i visse tilfælde kan det også skabe en risiko for utilsigtet skævhed (bias) i de endelige afgørelser. Den dataetiske politik skal derfor håndtere forskellige etiske risikoprofiler i forbindelse med ibrugtagning af ny teknologi, og principperne skal sikre, at der forudgående er gjort de nødvendige overvejelser, inden data tages i brug. Disse overvejelser indgår i den årlige redegørelse.

Anvendelsesområdet er primært centralt.

Den dataetiske politik er primært målrettet områder, hvor der arbejdes med komplekse dataanalyser – evt. i tværgående indsatser og projekter. Kompleksiteten kan være defineret af datamængder, datatyper eller valget af datamodel. Det betyder i praksis, at politikken oftest er målrettet aktiviteter, der koordineres centralt i kommunens forvaltninger, men de decentrale ledere skal sikre, at der arbejdes dataetisk forsvarligt i hele organisationen.

Dataetik har en grundpræmis om, at individet skal sikres mod unødvendig registrering og anvendelse af personoplysninger. Selvbestemmelse over egen situation er en grundrettighed, mennesket har forrang for systemet, og den menneskelige relation vægtes højt. Samtidig skal den dataetiske tankegang være indarbejdet på alle niveauer i organisationen, hvor der arbejdes med data.

Der er en række anbefalinger og retningslinjer for, hvilke principper der er de vigtige, når man arbejder med dataetik. Gladsaxe Kommune har valgt at tage udgangspunkt i Dataetisk Råds anbefalinger og heri indarbejdet kommunens egne ambitioner og de erfaringer, der allerede er gjort i det praktiske arbejde med dataprojekter i kommunen.

I det følgende gennemgås de 5 principper for god dataetik med henblik på, hvordan de fortolkes og anvendes i Gladsaxe Kommune:

1. Gennemsigtighed og åbenhed

I Gladsaxe Kommune ønsker vi fuld gennemsigtighed i brugen af dine data. Det skal være gennemskueligt for dig som borger, i hvilke sammenhænge dine data indgår, og hvordan dine data anvendes til at understøtte sagsbehandling og beslutninger, der vedrører dig. Det betyder også, at Gladsaxe Kommune vælger metoder til databehandling, der kan forklares for de involverede medarbejdere og for dig som borger. Det er vigtigt, at du føler dig tryg og oplever, at dine data bearbejdes på en forsvarlig, sikker og hensigtsmæssig måde.

2. Værdighed

I Gladsaxe Kommune vægtes din værdighed højt; det gælder også, når dine data indgår i sagsbehandlingsprocesser.  Der arbejdes kun med løsninger, hvor dit privatliv respekteres, og når der tages nye teknologiske løsninger i brug, foretages en konkret afvejning af værdien, ulempen eller risikoen for dig som borger set i forhold til den administrative eller økonomiske gevinst.

3. Lighed, saglighed og retfærdighed

I Gladsaxe Kommune ønsker vi ikke at bruge data på en måde, der kan skabe utilsigtede mønstre eller anden skævhed (bias) i sagsbehandlingen, fx ved at selve datasættet kommer til at genskabe et uhensigtsmæssigt mønster. Men brugen af data kan også være med til at minimere risikoen for skævheder i sagsbehandlingen. Det er derfor en fast del af al dataarbejde i Gladsaxe Kommune, at der testes for skævheder (bias). Data kan aldrig stå alene. Metoder der indebærer risiko for skævhed eller diskrimination, vil ikke blive anvendt.

Når der udvikles nye teknologiske løsninger, fokuseres der på inddragelse af forskellige faglige baggrunde, kompetencer fra forskellige afdelinger og forskellige indsigter for at sikre, at der er opmærksomhed på, om resultaterne kan diskriminere særlige grupperinger fx køn, alder, etniciteter el.lign.

4. Faglig integritet

I Gladsaxe Kommune går det faglige arbejde i skoler, dagtilbud og på omsorgscentre forud for de teknologiske muligheder. Data skal anvendes til at understøtte, udvikle og kvalificere det faglige arbejde i organisationen, så der kan leveres mere velfærd og bedre indsatser til gavn for dig som borger i kommunen.

Medarbejderne skal kunne stå inde for de afgørelser, der træffes, og forholde sig kritisk, hvis de strider imod deres faglige viden. Det gælder også, når der indgår data.

For at sikre den faglige relevans i anvendelsen af dine oplysninger udvikles og anvendes alle løsninger i tæt samarbejde mellem de fagpersoner, der skal anvende løsningen, og teknikerne.

5. Ansvarlighed

For at kunne bevare din tillid er det vigtigt, at alle medarbejdere er bevidste om, at de har et ansvar for en respektfuld og sikker brug af borgernes personlige oplysninger. I Gladsaxe Kommune arbejdes der systematisk med datasikkerhed både hos den enkelte medarbejder og i kommunens IT-systemer. Håndteringen af komplekse dataanalyser er en faglighed i sig selv, som håndteres af specialister, både for at sikre en forsvarlig håndtering af data, men også for at kunne udnytte potentialerne og forstå at håndtere begrænsningerne i brugen af disse redskaber og analyser.

Beslutningen om at igangsætte dataprojekter følger den normale beslutningsstruktur, der gælder i kommunen. Det er således politikerne, der udstikker de overordnede retningslinjer, og de omsættes så til praksis, hvor det er de relevante ledere, der træffer operationelle beslutninger på de respektive områder og, i samarbejde med enheden for Datadrevet Forretningsudvikling, sikrer, at de rette kompetencer er inddraget, og at der er foretaget de nødvendige overvejelser om dataetiske aspekter i projekterne.

Det betyder samtidig, at godkendelsen af dataprojekter altid kan forelægges højere oppe i beslutningsstrukturen, herunder f.eks. direktørkredsen eller i sidste ende det politiske niveau. Det er af afgørende betydning for beslutningen om at igangsætte et dataprojekt, at alt relevant lovgivning og den dateetiske politik er blevet inddraget.

Overvejelserne om dataetik skal dokumenteres skriftligt, og en gang årligt forelægges en sag til det politiske niveau med en gennemgang af igangværende og afsluttede dataprojekter.