Behandling af personoplysninger

Vi behandler oplysninger om dig for at håndtere alle spørgsmål relateret til din ansættelse i Gladsaxe Kommune, herunder for at sikre, at der sker korrekt og rettidig lønudbetaling, og at din ansættelse hos os følger gældende ansættelsesretlige og overenskomstmæssige regler.

Når vi behandler dine identifikationsoplysninger, for eksempel ved brug af MitID til at logge på kommunens it-systemer, sker det udelukkende med det formål at kunne identificere, at du er den rigtige bruger, så vi sikrer kommunens systemer mod hacking og anden misbrug. Der er således tale om et digitalt fingeraftryk, og kommunen har ikke i øvrigt adgang til dit MitID. 

Når vi behandler logoplysninger om brug af din nøglebrik til kommunens bygninger, er det for at sikre kommunens ejendomme mod tyveri og hærværk. 

Når vi logger din brug af kommunens internetforbindelser og mails, sker det med henblik på fejlfinding, identifikation af malware, trusler, svindel og lignende. Loggen kan desuden anvendes i forbindelse med identifikation og opklaring af straffelovovertrædelser, hvor der er konkret mistanke om anvendelse af specifikke computere eller ip-adresser i kommunen. 

Logningen af brugen af kommunens IT-systemer og den periodevise stikprøve af logs sker med det formål at sikre, at adgange til it-systemer ikke bruges til at tilgå oplysninger, som den enkelte ikke er berettiget til i sit arbejde. Derudover kan oplysningerne blive undersøgt ved konkret mistanke om brug af nøglebrik, internet og fagsystemer, som strider mod gældende regler og retningslinjer. Ved konkret mistanke om ureglementerede forhold i ansættelsen kan log-oplysningerne blive anvendt for at oplyse sagen.

Som ansat i Gladsaxe Kommune får du, alt efter din stilling og funktion, udleveret forskelligt IT-udstyr, hvilket typisk kan være en PC, en telefon eller en tablet (IPad). Fælles for dette udstyr er, at der er adgang til internettet, e-mail og til forskellige IT-systemer.

Uanset om det sker fra en PC, en telefon eller Ipad, bliver det logget, hvad du foretager dig i forskellige IT-systemer, ligesom din tilgang til internettet bliver logget.

Logning af brug af IT-systemer
Når du har adgang til IT-systemer i Gladsaxe Kommune, må du udelukkende bruge denne adgang til at tilgå oplysninger, som du har behov for i dit arbejde. Det betyder, at du ek-sempelvis ikke må du slå din familie eller din nabo op. Gladsaxe Kommune foretager lø-bende stikprøver af loggen i de forskellige IT-fagsystemer. Det har til formål at sikre, at der ikke sker overtrædelse af kommunens informationssikkerhedspolitik, at du ikke tilgår (person)oplysninger, som du ikke har behov for i dit arbejde, og at din adfærd ikke udgør en sikkerhedsrisiko.

Logning af brug af internettet
Oplysningerne om din adgang til internettet bliver udelukkende anvendt, hvis der er mis-tanke om, at der en sikkerhedsrisiko. En systematisk gennemgang af din brug af internettet vil alene ske ved fremlæggelse af et sagligt grundlag, og der vil derfor alene ske gennemgang i forbindelse med opklaring af stærk mistanke om svindel eller misbrug.

Private apps på telefoner og tablets
Hvis du installerer apps til private formål på telefoner og tablets, har Gladsaxe Kommune ikke adgang til indholdet i disse. Gladsaxe Kommuner anvender ikke oplysninger om hvilke apps, du anvender til private formål med mindre, at den konkrete app udgør en sikkerhedsrisiko. Hvis dette er tilfældet, bliver det særskilt kommikeret ud til kommunens ansatte. 

GPS-oplysninger
En del af det udleverede udstyr har indbygget GPS. GPS-oplysninger anvendes som udgangspunkt kun ved bortkomst af udstyret. Hvis du er i tvivl om det udstyr, du har fået udleveret, har indbygget GPS, kan du spørge din superbruger.

I nogle tilfælde anvendes GPS oplysninger til arbejdstilrettelæggelse. I disse tilfælde vil du få nærmere oplysninger særskilt fra din daglige arbejdsplads.

Hvis du derudover anvender en af kommunens biler, anvendes GPS oplysninger med henblik på at vide, hvor kommunens biler befinder sig. Dette sker dels til brug i forbindelse med eksempelvis bortkomst eller tyveri, samt for at sikre, at der ikke sker uautoriseret brug af kommunens biler, hvilket eksempelvis kan være til private formål.

Adgang til din mail-konti
Digitaliseringsafdelingen logger al anvendelse af kommunens mailpostkasser. Logningen bliver alene anvendt ifm. fejlfinding, identifikation af malware, trusler, svindel, misbrug og stikprøvegennemgange. 

I særlige tilfælde kan vi få brug for at få adgang til de mailkonti, du bruger i dit arbejde. Det kan være af konkrete driftsmæssige årsager, for eksempel hvis du er længerevarende syg. Du vil blive orienteret særskilt, hvis vi får brug for at få adgang til din mailkonto.

En systematisk gennemgang af loggen kan anvendes i forbindelse med identifikation og opklaring af straffelovsovertrædelser, hvor der er konkret mistanke om anvendelse af specifikke mailpostkasser eller ip-adresser i kommunen. En systematisk gennemgang vil alene ske ved fremlæggelse af et sagligt grundlag, og der vil derfor alene ske gennemgang i forbindelse med opklaring af stærk mistanke om svindel eller misbrug. Hvis vi får behov for at have adgang til din mailboks, vil vi som udgangspunkt søge at gøre det med dit samtykke.

Lovgrundlaget for at vi kan behandle dine oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og litra e samt databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og § 12.

Økonomisk Sekretariat i Gladsaxe Kommune foretager rutinemæssige videregivelser af oplysninger til andre myndigheder og organisationer, når det følger af lov eller overenskomster. Det kan eksempelvis være til SKAT, ATP, pensionskasser, jobcentret i din bopæls-kommune, Udbetaling Danmark, Feriepengeinfo, Arbejdsmarkedets Uddannelsesbidrag, Barselsfonden, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring eller i forbindelse med forsikringer.

I det omfang kommunen er overenskomstmæssigt forpligtet til at underrette den forhand-lingsberettigede organisation om dine forhold, vil relevante oplysninger blive videregivet. Det kan for eksempel være i forbindelse med nyansættelser, lønforhandlinger, afskedigelser med videre.

Din personalesag er ikke omfattet af offentlighedens ret til aktindsigt i kommunens sager og dokumenter, men efter anmodning vil vi som udgangspunkt være forpligtet til at udlevere oplysninger om navn, stilling, uddannelse, nuværende arbejdsmæssige opgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.

Hvis du er leder på et vist niveau, vil offentlighedens ret til aktindsigt endvidere omfatte oplysninger om disciplinære reaktioner i form af eventuelle advarsel eller derover, som er givet inden for en periode af to år, regnet fra en eventuel anmodning om aktindsigt.

Skifter du i løbet af din ansættelse tjenestested til en anden placering i Gladsaxe Kommune, følger din elektroniske personalesag med. 

Gladsaxe Kommune registrerer blandt andet dine personoplysninger for at kunne dokumentere, at vi har efterlevet vores forpligtelser over for dig som medarbejder. Vi skal derfor opbevare oplysningerne, indtil det ikke længere er relevant for kommunen at kunne dokumentere, at for eksempel din løn og pension er korrekt udbetalt.

Logning i forbindelse med din brug af kommunens netværk, internetbesøg, fagsystemer med videre opbevares i den periode, det er nødvendigt ud fra formålet med den enkelte logning. I de fleste tilfælde gemmes loggen i seks måneder, men der kan være IT-systemer, hvor loggen, på baggrund af de konkrete omstændigheder, bliver gemt længere tid.

Du har forskellige rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger. 

Du har blandt andet ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet eller suppleret, således at vi ikke behandler oplysninger om dig, som er forældede eller på anden måde mangelfulde.

Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

Har du spørgsmål til behandlingen af dine oplysninger og om dine rettigheder i henhold til databeskyttelses­reglerne, kan du kontakte Gladsaxe Kommunes databeskyttelsesrådgiver på mail: dpo@gladsaxe.dk.