Regulativ for Borgerrådgiveren

1.1.
Gladsaxe Kommunes borgerrådgiverfunktion er etableret med hjemmel i lov om kommunernes styrelse § 65 e, og er forankret i kommunens styrelsesvedtægt.

Borgerrådgiverfunktionen varetages af en Borgerrådgiver.

Formålet med borgerrådgiverfunktionen er at styrke dialogen mellem borgerne og Gladsaxe Kommune samt bidrage til at sikre retssikkerheden for Gladsaxe Kommunes borgere, virksomheder m.fl. (i det følgende benævnt ”borgerne”) i forbindelse med kommunens sagsbehandling ved at;

1. yde borgerne råd og vejledning om sagsbehandlingen, og
2. føre tilsyn med og bidrage til, at forvaltningerne foretager en lovlig, effektiv og hensigtsmæssig sagsbehandling.

Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse er beskrevet i dette regulativ.

2.1.
Borgerrådgiveren refererer direkte til Gladsaxe Byråd, og er uafhængig af Økonomiudvalget, de stående udvalg, borgmesteren og samtlige forvaltninger.

Borgerrådgiverfunktionen varetages af Borgerrådgiveren, der organisatorisk er placeret i Byrådssekretariatet under Center for Politik, Styring og Udvikling.

Borgerrådgiveren udøver ledelsesretten inden for sit område og ansætter og afskediger selv sit eventuelle personale.

2.2.
Gladsaxe Byråd ansætter og afskediger Borgerrådgiveren efter indstilling fra Økonomiudvalget.

Borgerrådgiveren skal have en fagligt relevant uddannelse, der understøtter Borgerrådgiverens evne til at værne om borgerens retssikkerhed, f.eks. som jurist eller socialrådgiver.

Borgerrådgiverens kompetence

3.1.
Borgerrådgiveren behandler henvendelser og fører tilsyn med forhold underlagt Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg, de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningerne.

Borgerrådgiveren kan i den forbindelse behandle henvendelser og foretage undersøgelser mv. vedrørende Gladsaxe Kommunes;

1. sagsbehandling i afgørelsessager,
2. faktiske forvaltningsvirksomhed ved udmøntningen af en afgørelsessag eller en i øvrigt lovbestemt rettighed, og
3. overholdelse af god forvaltningsskik i omgangen med borgerne.

Dette indebærer, at Borgerrådgiveren bl.a. ikke kan behandle henvendelser om:

1. Gladsaxe Kommunes generelle serviceniveau,
2. personale – og ansættelsesforhold,
3. faktisk forvaltningsvirksomhed i øvrigt, herunder kommunens privatretlige forhold,
4. forhold der kan indbringes for et lovhjemlet klageorgan,
5. forhold der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller domstolene,
6. emner som har været forelagt eller afgjort af Gladsaxe Byråd, Økonomiudvalget eller de stående udvalg.

Borgerrådgiveren kan ikke ændre eller omgøre indholdet af kommunens afgørelser eller politiske beslutninger.

Borgerrådgiverens opgaver

3.2.
Borgerrådgiveren udfører sine opgaver ved, at;

1. bistå borgerne med rådgivning i afgørelsessager og den hertil knyttede faktiske forvaltningsvirksomhed ved bl.a., at;
   • a) behandle klager over Gladsaxe Kommune,
   • b) yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Gladsaxe Kommune,
   • c) yde hjælp til forståelse af afgørelser mv. fra Gladsaxe Kommune, og
   • d) tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem forvaltning og borger.
     
     
2. føre tilsyn med Gladsaxe Kommunes sagsbehandling i afgørelsessager og opfyldelse af borgernes retskrav (faktisk forvaltningsvirksomhed) som følge af en afgørelse eller en lovbestemt rettighed, på baggrund af;
   • a) én eller flere borgerhenvendelser som tyder på, at der generelt foretages væsentlige, herunder gentagne, fejl,
   • b) periodevise stikprøver,
   • c) generelle undersøgelser af sagsbehandlingsregler, eller
   • d) inspektioner af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under byrådets virksomhed.

Borgerrådgiveren kan ikke fungere som partsrepræsentant eller bisidder.

3.3.
Borgerrådgiveren skal aktivt bidrage til, at erfaringer fra sit virke anvendes til forbedring og sikring af læring i kommunens forvaltninger til gavn for borgerne i Gladsaxe Kommune.

Borgerrådgiveren yder i den forbindelse bistand til forvaltningerne og medarbejderne i kommunen ved;

1. en årlig beretning til Byrådet,
2. løbende tilbagemeldinger til forvaltningerne i konkrete sager,
3. generel orientering om erfaringer fra kommunens afgørelser/sagsbehandling,
4. bistand i projekter om borgerbetjening og forbedring af sagsbehandling,
5. tilbud om undervisning til kommunens medarbejdere om udvalgte emner, og
6. anden vidensdeling eller forslag til fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjening af borgerne.

Generelt for borgerhenvendelser

4.1.
Enhver med individuel og væsentlig interesse i en sags behandling kan rette henvendelse til Borgerrådgiveren.

En henvendelse vedrørende kommunens sagsbehandling med den begrundelse, at sagens håndtering kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan indgives af enhver, der er væsentligt berørt af forholdet.

4.2.
Borgerrådgiveren kan opfordre en forvaltning og en borger til, at uoverensstemmelser mellem disse søges løst inden Borgerrådgiveren tager stilling til en klage.

4.3.
Borgerrådgiveren kan, uanset en sag ikke er afsluttet, henstille, at behandlingen af en sag skal fremmes, hvis sagen har overskredet lovbestemte frister, frister fastsat af Gladsaxe Kommune, eller hvis det i andre tilfælde vurderes, at sagen har trukket usædvanligt længe ud.

4.4.
Borgerrådgiveren kan i øvrigt afvise at behandle henvendelser af underordnet betydning for borgernes retssikkerhed.

Borgerrådgiveren kan ved sin vurdering bl.a. lægge vægt på sagens aktualitet for borgeren og kommunen i forhold til hvor lang tid, der er forløbet siden tidspunktet for en afgørelse eller en hændelse. Henvendelser vedrørende person- eller miljøskade samt børn og unge under 18 år skal dog sædvanligvis bedømmes uafhængigt af sagens konkrete aktualitet for borgeren.

Sagsbehandling af borgerhenvendelser

4.5.
Borgerrådgiveren skal sikre borgerne en hurtig og nem afklaring på henvendelser.

Borgerrådgiveren kan i den forbindelse tilbyde borgerne telefonisk rådgivning eller et kort indledende møde til brug for sagens oplysning, hvor borgeren kan redegøre for sin henvendelse og modtage fornøden vejledning fra borgerrådgiveren.

4.6.
Borgerrådgiveren afgør, om en henvendelse er omfattet af pkt. 3, og hvorvidt den kan behandles af Borgerrådgiveren.

4.7.
Borgerrådgiverens beslutning om behandling eller undladelse af behandling af en henvendelse kan ikke påklages.

4.8.
Borgerne medvirker selv til oplysning af sagen til det indledende møde med Borgerrådgiveren, og Borgerrådgiveren orienterer om, at sager ikke kan behandles uden borgerens egen beskrivelse af sagen.

Optager Borgerrådgiveren en sag til behandling, skal Gladsaxe Kommunes forvaltninger medvirke til sagsoplysningen, og skal meddele de oplysninger og udlevere de dokumenter mv., som Borgerrådgiveren anmoder om.

Kommunens forvaltninger, institutioner mv. besvarer Borgerrådgiverens henvendelser snarest og senest inden 14 dage.

Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, orienterer forvaltningen mv. Borgerrådgiveren om dette og baggrunden herfor. Forvaltningen oplyser samtidig, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

4.9.
Borgerrådgiveren kan anmode forvaltningerne om at komme med en skriftlig udtalelse vedrørende en sags faktiske forhold.

4.10.
Borgerrådgiveren orienterer borgeren om Borgerrådgiverens udtalelse til forvaltningerne, jf. pkt. 7.3.

5.1.
Borgerrådgiveren kan indenfor sit kompetenceområde af egen drift foretage stikprøver i forvaltningernes sagsbehandling i en eller flere sager.

5.2.
Borgerrådgiveren skal ved anmodning om stikprøver tage hensyn til det samlede ressourcetræk i forvaltningerne.

5.3.
Forvaltningerne bistår med en oversigt over sagsområder, sagstyper og sager, hvorfra Borgerrådgiveren endeligt udpeger sagerne omfattet af stikprøven.

5.4.
Borgerrådgiveren har adgang til at få stillet al sagsmateriale eller en af Borgerrådgiveren nærmere afgrænset mængde til rådighed for de udpegede sager.

5.5.
På Borgerrådgiverens anmodning skal forvaltningerne afgive en kort udtalelse til Borgerrådgiveren om sagernes behandling, herunder om der efter forvaltningens opfattelse kan være sket sagsbehandlingsfejl.

5.6.
Borgerrådgiveren afrapporterer konklusioner på stikprøver direkte til de berørte forvaltninger samt i sin årsberetning.

6.1.
Borgerrådgiveren kan indenfor sit kompetenceområde af egen drift beslutte at foretage undersøgelser af generelle forhold i forvaltningerne, herunder af forvaltningernes sagsbehandling i en eller flere konkrete sager. En generel undersøgelse tager udgangspunkt i, om forvaltningerne overholder grundlæggende procesregler i lovgivningen og uskrevne retsgrundsætninger, herunder princippet om god forvaltningsskik.

6.2.
Borgerrådgiveren tilrettelægger selv de generelle undersøgelser under behørig hensyntagen til ressourcetrækket i forvaltningerne.

6.3.
Borgerrådgiveren afrapporterer konklusioner på generelle undersøgelser direkte til de berørte forvaltninger samt i sin årsberetning.

7.1.
Borgerrådgiveren skal vurdere, om Gladsaxe Kommunes sagsbehandling er udført i overensstemmelse med gældende ret, herunder om princippet om god forvaltningsskik er overholdt.

7.2.
Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive henstilling mv., før vedkommende forvaltning mv. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.

7.3.
Når Borgerrådgiveren har færdigbehandlet en henvendelse eller en tilsynssag, kan Borger-rådgiveren afgive en konkret udtalelse til den pågældende forvaltning, der indeholder Borgerrådgiverens opfattelse af Gladsaxe Kommunes sagsbehandling.

7.4.
Borgerrådgiverens udtalelse er ikke bindende, men en forvaltning mv. skal dog meddele Borgerrådgiveren, hvis en udtalelse ikke vil blive fulgt samt baggrunden herfor. Borgerrådgiveren kan fastsætte en frist for forvaltningens tilbagemelding.

8.1.
Borgerrådgiveren journaliserer indkomne henvendelser, sagsmateriale fra forvaltningerne, undervisningsmateriale, årsberetninger mv. i henhold til enkeltsagsprincippet.

Hvis en borgerhenvendelse ikke giver anledning til, at Borgerrådgiveren foretager sig yderligere, journaliseres henvendelsen eller et notat herom, på en særskilt sag for det indeværende kalenderår.

9.1.
Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Gladsaxe Byråd om Borgerrådgiverens virksomhed.

Beretningen skal indeholde Borgerrådgiverens konstateringer vedrørende Gladsaxe Kommunes sagsbehandling, og kan indeholde forslag og anbefalinger til Gladsaxe Byråd, udvalgene og forvaltningerne.

I sin beretning beskriver Borgerrådgiveren bl.a.;

1. antallet af sager og henvendelser til Borgerrådgiveren,
2. borgerrådgiverens vurdering af de primære årsager til borgerhenvendelserne, og
3. konklusioner på Borgerrådgiverens stikprøver og generelle undersøgelser.

Borgerrådgiverens årsberetning offentliggøres på kommunens hjemmeside.

10.1.
Borgerrådgiverens arbejde udføres under størst mulig åbenhed for borgerne, Gladsaxe Byråd, de stående udvalg, borgmesteren og forvaltningerne mv.

10.2.
Borgerrådgiverens sagsbehandling er omfattet af reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven.

10.3.
Borgerrådgiveren er omfattet af forvaltningslovens og straffelovens regler om tavshedspligt om oplysninger, som Borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke.

11.1.
Dette regulativ træder i kraft 15.10.2023, og erstatter tidligere gældende regulativ af 01.01.2018.