Kom godt i gang med samarbejdet

Når I indgår en samarbejdsaftale med frivillige er det vigtigt, at I forud for denne aftale har haft en dialog ansatte og ledere i mellem i forhold til hvilke forventninger, I har til det kommende samarbejde.

Når I inddrager frivillige på jeres arbejdsplads, er det vigtigt at starte processen med en god dialog omkring opgavefordeling, organisering af arbejdet og afklaring af behov og forventninger. Overvej om planer og ideer skal drøftes i arbejdspladsens MED-udvalg.

Hvilke udfordringer kan der komme i samarbejdet?

Det kan være vanskeligt på forhånd at forestille sig hvilke udfordringer og dilemmaer, der kan opstå i samarbejdet mellem jeres arbejdsplads og de frivillige. Holbæk Kommune har udviklet et Dialogspil, hvor der bliver sat fokus på de forskellige situationer, der kan opstå. I kan låne Dialogspillet hos FrivilligTeamet, og for eksempel spille det til et personalemøde.

Hvad siger fagforeninger om samarbejdet?

Fagforeningen FOA og Frivilligt Forum har defineret nogle spilleregler for, hvordan man bedst muligt inddrager frivillige på offentlige arbejdspladser. Læs mere om De syv spilleregler på FOA´s hjemmeside og blive klogere på hvordan I skaber de mest optimale forhold for samarbejde. Spillereglerne kan også være nyttige at inddrage i dialogen i den indledende proces om det at inddrage frivillige hos jer. 

Beskriv opgaver og organisering af de frivillige, og afklar, hvem der bliver kontaktperson for de frivillige. Overvej om der skal holdes regelmæssige møder med de frivillige, og afklar hvilke andre ledelsesmæssige og administrative opgaver, de frivillige medfører.

Når I skal rekruttere nye frivillige, er det vigtigt, at I tænker kreativt. Rekrutter tidligere og pensionerede medarbejdere, der ønsker at bibeholde kontakten til arbejdsmarkedet. Det kan også være pårørende til tidligere eller nuværende brugere af jeres tilbud.

På mange arbejdspladser viser det sig, at der et stort frivilligpotentiale blandt pårørende til beboere og brugere af stedet. Også tidligere ansatte kan være interesserede i at bevare tilknytningen til deres gamle arbejdsplads, når de for eksempel går på pension. Og endelig er der ofte et stort potentiale blandt brugerne af tilbuddet.

I kan også tænke i institutionens eller arbejdspladsens egne netværk. Og endelig er der muligheden for at annoncere efter frivillige. I lokalavisen, på jeres egen hjemmeside, og på den landsdækkende database frivilligjob.dk.

Når I skriver et opslag, hvor I annoncerer efter frivillige, er det en god ide, at være så specifik omkring opgaver, tidsforbrug, eller specifikke kvalifikationer som muligt.

• Hvad det er, der gør det til noget helt særligt, at være frivillig på jeres arbejdsplads?
• Hvad kan I tilbyde de frivillige?
• Hvad får den frivillige ud af sit engagement? Det kan blandt andet være gode oplevelser, indflydelse, at gøre en forskel for andre mennesker og selvudvikling... Eller noget helt femte?

Når I får en henvendelse fra en potentiel frivillig, er det vigtigt hurtigt at følge op på den med en indledende samtale med personen. Her kan I spørge ind til personens forventninger til opgaver og relation til arbejdspladsen, deres kvalifikationer samt afklare, om personen er et godt match til både opgaver, beboere og ansatte.

Hvis ikke det er tilfældet, er det vigtigt at sige nej tak på en ordentlig måde. Og henvis gerne personen til FrivilligTeamet, der kan hjælpe vedkommende med andre muligheder for at blive frivillig i Gladsaxe.

Når nye frivillige kommer indenfor på jeres arbejdsplads, er det vigtigt, at de bliver godt taget imod og klædt på til deres frivillige arbejde.

En god introduktion kan ses som en god investering i forhold til det udbytte som både arbejdspladsen og den frivillige gerne skal opnå på længere sigt.

Aftal et møde med den/de nye frivillige, hvor I kan snakke om:

• Arbejdsopgaver
• Gensidige forventninger
• Særlige forhold på arbejdspladsen, alt efter brugergruppe
• (børn, handicappede, ældre eller andre)
• Frivilligaftale snakkes igennem og underskrives
• Særlige forhold, såsom straffeattest, børneattest, forsikring, tavshedspligt og lignende.

Det er en god ide løbende at tage en snak med de frivillige om, hvordan det går, få afklaret eventuelle spørgsmål og tilpasse opgaverne.

Mange arbejder frivilligt for at hjælpe andre -men mange gør det også for at få et personligt udbytte. Det er vigtigt at tænke på, hvis I gerne vil fastholde de frivillige hos jer.

De frivillige skal have opgaver, der giver mening og som er med til at gøre en forskel. Det vil ofte være en god ide, hvis de frivillige selv kan have medbestemmelse på opgaver og planlægning. Ofte har frivillige selv gode ideer til nye tiltag eller nye måder at løse opgaverne på. Giv plads til indflydelse og nytænkning.

Fælles temamøder

Hvis I har flere frivillige på arbejdspladsen, kan det være en god ide at afholde fællesmøder med relevante temaer for arbejdspladsen og de frivillige.

Det kan være en god ide at afholde særlige temamøder eller kurser for de frivillige. Eller give de frivillige mulighed for at deltage i relevante arrangementer på arbejdspladsen. Det kan også være en årlig sommerfest for de frivillige, for på den måde at anerkende deres arbejde.

Husk at anerkende den frivilliges arbejde i hverdagen. De frivillige får ikke løn for at komme på arbejdspladsen, så det er vigtigt, at den frivillige kan mærke, at arbejdsindsatsen bliver værdsat.