Book lokaler, pladser og idrætsbaner

Log på ved at skrive din mailadresse i feltet ”Brugernavn” og tryk ”glemt adgangskode”. Du vil herefter få tilsendt et link til din mail-adresse, som giver dig mulighed for at nulstille/oprette dit eget kodeord. Vær opmærksom på at linket kun virker i 30 min.

Selvbetjeningsmuligheder ved login:

1. Du kan booke vores lokaler i WFP Lokalebooking i nuværende bookingsæson frem til sommeren. De fleste lokaler kan bookes som 'enkeltbookinger' og kun enkelte er åbne for nye ansøgninger og 'sæsonbooking'.  
2. Du kan både søge om ”forløbsbookinger” (sæson) og ”enkeltbookinger” for kommende bookingsæsoner, udendørs og indendørs indenfor fristerne.
3. Du kan se en oversigt over dine (foreningens) kommende bookinger (forløb og enkeltbookinger og evt. afventende forespørgsler til behandling for kommende bookingsæson).
4. Du kan i din bookingoversigt se alle dine egne (eller foreningens) bookinger i en kalenderoversigt. Du kan samme sted se alle bookinger for hvert lokale. Du kan også afbooke og om booke via bookingoversigten.
5. Du kan se og rette din forenings-, gruppens- eller virksomhedens stam- og kontaktoplysninger  i fanen 'forening'. 

Sæsonfordeling kaldes forløbsbookinger i lokalebookingsystemet.

Der er åbent for ansøgning via selvbetjening for nye sæsoner.

Frist for ansøgning om udendørsfaciliteter er 15.1

Ansøg tider, enkeltdato eller sæson (forløbsbookinger) via WFP Lokalebooking.

Frist for ansøgning om indendørsfaciliteter er 1.3.

Ansøg tider, enkeltdato eller sæson (forløbsbookinger) via WFP Lokalebooking

Status  ”Afventer din accept”

Hvis kommunens medarbejdere har oprettet bookingen, ser du en gul/orange farve og teksten ”afventer din accept”.
Du skal ikke foretage dig noget. Bookingen er endelig, og betyder blot at bookingen ikke er dannet af dig som bruger, men oprettet administrativt.

Status  ”Accepteret”

Bookingen er dannet af bruger online, og derfor er farven grøn og teksten ”accepteret”.
OBS - forespørgsler og ansøgninger, som kræver godkendelse, vil ligeledes have denne status – her skal en endelig bekræftelse afventes for endelig booking.

Status under forløbsbookinger

Herunder kan bookinger sorteres i blandt andet:

• ”afventer godkendelse af administration”  - det er ansøgninger, eks. sæsonbookinger til kommende sæson, som afventer behandling.
• ”aflyst af administrationen” – forløbsbookinger, som har en eller flere aflysninger, vil have denne status. Lukkedage/feriedage gælder også som aflysninger.

Du kan i lokalebookingssystemet gennemføre forløbsbookinger og enkelte bookinger af kommunens lokaler fx på Telefonfabrikken, i bibliotekerne, skolerne, Idrætsanlæggene, Natur- og Sejlklubben, Tyrolerhuset, Frødings Allé, Højgård, Søgård.

Ikke alle brugere har adgang til at booke alting, nogle lokaler er kun forbeholdt foreninger eller særlige typer af foreninger, andre er kun forbeholdt private borgere og andre igen kun for kommunens ansatte.

Der kan også være begrænsninger sådan at nogle tidsrum er forbeholdt udvalgte brugergrupper. Når du er logget ind som forening, kan du se de lokaler som din forening har adgang til at booke.

Hvis du foretrækker at have et overblik over dine bookinger og gerne vil kunne booke og afbooke lokaler via din mobil eller tablet, så kan du downloade vores app: Foreningsbooking, fra App Store eller Google Play

App’en er gratis og giver dig adgang til samme funktioner, som på gladsaxe.dk/booking.

Du skal logge ind i WFP Lokalebooking med din brugerlogin. Du kan se og opdatere foreningens kontaktoplysninger, herunder også bestyrelsesmedlemmerne under menupunktet: ”Forening”. Alle brugere/ personer, som er listet under brugeradministration, har adgang til at booke på vegne af foreningen.

Du kan ændre brugernes roller eller slette dem for oversigten, hvis de ikke længere er i bestyrelsen eller ikke længere skal kunne booke på vegne af foreningen.

Nye bestyrelsesmedlemmer kan først tilføjes i foreningens brugeradministration, når de er oprettet som brugere af WFP Lokalebooking system.

Send mail til lokaler@gladsaxe.dk  med personens navn, rolle og mailadresse og eventuelt mobilnummer.

Den offentlige del af foreningsregisteret udstiller foreningens kontaktoplysninger. Oplysningerne om din foreninger er kun synlig, hvis foreningen selv har godkendt visningen efter login på foreningens stam oplysninger.

På Gladsaxe Kommunes hjemmeside kan borgerne finde frem til din forening i det offentligt tilgængelige foreningsregister: Find en Forening.

Det er en forudsætning, at I først har gennemgået oplysningerne (se opdatering af foreningens kontaktoplysninger) og givet jeres tilladelse til at vi må vise oplysningerne i foreningsregistret.

Skriv meget gerne en kort beskrivelse af foreningen, fx jeres aktiviteter og historie, så nye medlemmer kan se hvem I er – og hvad i står for.

Vi vil løbende udbygge funktionerne i lokalebooking systemet - WFP. Derfor kan du opleve, at skærmbillederne ændres lidt, eller nye knapper og funktioner kommer til. 

Hvis du har spørgsmål eller brug for hjælp, så skriv til lokaler@gladsaxe.dk

Her kan du finde relevante vejledninger til brug af lokalebookingsystemet.

• Sådan logger du på​
• Sådan bruger du lokalebookingsystemet
• Sådan booker du en enkeltbooking
• Forespørgsel – Enkelt og forløbsbooking til ny sæson

Idrætslokaler og –baner fordeles for en sæson ad gangen.

Se her retningslinjerne for ansøgning om lokaler

• Sæsonudlån – udendørsbaner: ansøgningsfrist 15. januar.
• Sæsonudlån – indendørsbaner samt weekendtider: ansøgningsfrist 1. marts.

Enkeltudlån

Ansøgninger sendes til FIG 1 måned før.

Øvrige lokaler udlånes både for en sæson og som enkeltstående udlån.
Ansøgningsfrist: 1. marts
Online ansøgning om sæsontider er åben i perioden 1. januar til 1. marts.
Alle får besked om reserverede lokaler senest 1. maj.

Enkeltudlån

Hverdage før kl. 16.00: Ansøgning sendes til skolen senest 14 dage før.
Hverdage efter kl. 16.00: Online booking-ansøgning senest 14 dage før.
Weekend: Online booking-ansøgning senest 1 måned før.

Betaling for benyttelse af skolelokaler

Foreningerne skal kun betale for benyttelse af skolelokaler efter kl. 23.00, benyttelse af kantinekøkkener, samt i forbindelse med indkvarteringer.

Beskrivelser af kommunale lokaler, som stilles til rådighed for folkeoplysende foreninger og aftenskolers aktiviteter

• Bagsværd Skole
• Bagsværd Svømmehal
• Buddinge Skole
• Enghavegård Skole
• Frødings Alle
• Gladsaxe Hovedbibliotek
• Gladsaxe Skole
• Gladsaxe Svømmehal
• Grønnemose Skole
• Gyngemosehallen
• Mørkhøj Bibliotek
• Mørkhøj Skole
• Skovbrynet Skole
• Stengård Skole
• Søborg Skole
• Telefonfabrikken
• Vadgård Skole

Foreninger kan også benytte Højgård og Søgård til møder osv. 

Registrerede selvorganiserede grupper kan få stillet kommunale lokaler gratis til rådighed til gruppens aktiviteter.

En selvorganiseret gruppe er en gruppe af borgere, der i fællesskab ønsker at dyrke en fælles aktivitet. Gruppen skal være åben, så andre interesserede kan deltage. Grupper kan godkendes til aktivitet på et enkelt anlæg og vil få tildelt lokaler efter sæsonfordelingen, hvor der er ledig tid.

Gruppen skal hovedsageligt bestå af borgere fra Gladsaxe Kommune. En repræsentant for gruppen skal være ansvarlig for lånet. Der må ikke opkræves betaling for instruktion eller anden aflønning.

Inden du opretter din selvorganiseret gruppe via nedenstående link,  skal du kontakte enten idrætskonsulenten på tlf.nr. 39 57 54 56 eller fritidskonsulenten på tlf.nr. 39 57 53 39.

Online ansøgning om sæsontider er åben i perioden 1. januar til 1. marts herefter løbende, hvor der er ledige pladser.

Når du har lånt et lokale af Gladsaxe Kommune, er du ansvarlig for at følge de anvisninger og husregler som gælder for det lokale du har lånt. Anvisninger kan dels fremgå af din bookingbekræftelse, dels som anvisninger fra for eksempel skolens servicepersonale.

Du er forpligtet til at aflyse din booking, hvis du ikke har brug for lokalet/tidspunktet alligevel.

Praktiske forhold

Kontakt den ansvarlige på skolen/anlægget for praktiske forhold, en uge før arrangementet/bookingen.

Oversigt over ansvarlige kontaktpersoner er medsendt bookingbekræftelsen.

Ændring af booking

Foretages online på gladsaxe.dk/booking

Ankomst og brug af lokalet

Samtlige kommunens ejendomme er omfattet af en vagtordning, som har til opgave at sikre bygningerne mod indbrud og hærværk. Vagtpersonalet tilser bygningerne, og det vil også være dem der åbner og aflåser lokalerne og sætter alarmen til, hvis I ikke selv har fået udleveret nøglebrik og koderne til alarmen.

Kontakt straks Vagten på telefon: 20 25 75 51, hvis:

• I kommer til et lokale, der har været udsat for hærværk eller lignende.
• I er kommet til at udløse en alarm.
• I er ude af stand til at låse bygningen af.

Gebyrer for kørsel til falsk alarm

I tilfælde, hvor vagten kører ud til en falsk alarm i lokalet, vil I blive opkrævet et gebyr på 1876 kr.

En falsk alarm er for eksempel:

• vis I ikke har fulgt de lokale anvisninger om brugen af lokalet,
• I har udløst alarmen på bygningen og ikke har kontaktet vagten for at afmelde den,
• Bygningen har været efterladt ulåst eller I ikke har forladt lokalerne til den aftalte tid.

Rygning

Der er rygeforbud i alle kommunens ejendomme.

1. Kun de lokaler, der er anført i bookingbekræftelsen, kan benyttes.
   
   
2. De anførte klokkeslæt skal overholdes.
   Eventuel betaling opkræves efter arrangementets afholdelse.
   De praktiske forhold omkring arrangementet, herunder evt. nøgler skal aftales nærmere med Telefonfabrikken, 39 54 20 30.
   
   
3. Evt. udleveret nøgle skal hentes og returneres i Telefonfabrikkens åbningstid.
   
   
4. Opstilling og afrydning af borde og stole mm. påhviler låneren/lejeren.
   
   
5. Aflysning af booking skal meddeles pr. mail til nybooking@gladsaxe.dk
   
   
6. Låneren/lejeren har ansvaret for at lokale, inventar og materiel afleveres i samme stand, som det er modtaget.
   Ændringer i tekniske installationer må ikke foretages, med mindre tilladelse og nærmere aftale er indgået med Telefonfabrikken.
   
   
7. I særlige tilfælde kan bookingbekræftelsen tilbagekaldes. Det gælder f.eks. ved Telefonfabrikkens større arrangementer, valg eller andre lejligheder, hvor Kommunen selv skal bruge lokaler på Telefonfabrikken.
   
   
8. Rygeregler for Telefonfabrikken skal overholdes.
   
   
9. Ansvaret for overholdelse af lovgivningen med hensyn til udskænkningsregler, alkoholbevilling, indeholdelse og afregning af eventuel A- skat og moms påhviler lejeren/låneren.
   
   
10. Såfremt retningslinjer ikke overholdes, kan det medføre, at adgang til brug af lokaler bortfalder.
    Endvidere forbeholder kommunen sig ret til krav om erstatning ved eventuel beskadigelse og lignende.

Når du har lånt et lokale af Gladsaxe Kommune, er du ansvarlig for at følge de anvisninger og husregler som gælder for det lokale du har lånt. Anvisninger kan dels fremgå af din bookingbekræftelse, dels som anvisninger fra det tekniske servicepersonale på Idrætsanlæggene.

Du er forpligtet til at aflyse din booking, hvis du ikke har brug for lokalet/tidspunktet alligevel. Du er ligeledes forpligtet til at foretage en ombooking hvis start-/sluttider for dit arrangement eller aktivitet ændrer sig.

Se nærmere for gebyr nedenfor.

Ændring af bookinger

Afmeld eller ombook online på gladsaxe.dk/booking eller telefonisk til Idrætsanlæggene, administrationen på telefon: 39 57 62 03.

Adgangsforhold og nøgler

På Idrætsanlæggene i Gladsaxe anvendes elektroniske nøglebrikker til aflåsning af hoved- og inderdøre. Har du ikke en brik og/eller skal du have adgang til specifikke døre, kontakt venligst Idrætsanlæggene i Gladsaxe, Administrationen på 39 57 62 03.

Rygning

Der er rygeforbud i alle kommunens ejendomme.

Ankomst og brug af lokalet

Samtlige kommunens ejendomme er omfattet af en vagtordning, som har til opgave at sikre bygningerne mod indbrud og hærværk. Vagtpersonalet tilser bygningerne, og de vil også være dem der åbner og aflåser lokalerne og sætter alarmen til, hvis I ikke selv har fået udleveret nøglebrik og koderne til alarmen.

Kontakt straks Vagten på telefon: 20 25 75 51, hvis:

• Du kommer til et lokale, der har været udsat for hærværk eller lignende.
• Du har udløst en alarm.
• Du ikke kan låse bygningen.

Gebyrer for kørsel til falsk alarm

I tilfælde hvor vagten kører ud til en falsk alarm i lokalet, vil du/foreningen blive opkrævet et gebyr på 1.650 kr.
En falsk alarm er eksempelvis:

• Hvis du/I ikke har fulgt de lokale anvisninger om brugen af lokalet,
• Du/I har udløst alarmen på bygningen og ikke har kontaktet vagten for at afmelde den,
• Bygningen er efterladt ulåst eller du/I ikke har forladt lokalerne til den aftalte tid,
• Vagten først i forbindelse med åbning og/eller aflåsning af et lokale konstaterer at ingen er mødt på stedet, dvs. bookingen ikke er afbooket.

Afbookingsgebyr for betalingsarrangementer på idrætsanlæggene

I tilfælde af afbud for et betalingsarrangement på Idrætsanlæggene, opkræves en del af betalingen i henhold til nedenstående frister:

• 4 uger før, faktureres 25%
• 2 uger før, faktureres 50%
• 48 timer før, faktureres 100%

Betalingsarrangementer, som ikke er betalt i henhold til de gældende betalingsfrister, vil blive afbooket uden yderligere varsel.

Videoovervågning og erstatning ved skader på lokalerne

Som bruger af vores faciliteter er du ansvarlig for brugen og for at passe på anlægget. Ved hærværk, misbrug, fejlbrug eller brud på ordensregler, er du erstatningsansvarlig for eventuelle omkostninger dette påfører anlægget.

Der er monteret videoovervågning på de fleste idrætsanlæg.

1. Kun de lokaler, der er anført i bookingbekræftelsen, kan benyttes.
   De anførte klokkeslæt skal overholdes.
2. Lånere er pligtige til at rette sig efter gældende ordensregler.
3. Eventuel betaling opkræves efter arrangementets afholdelse.
4. Aflysning af booking skal meddeles pr. mail til lokaler@gladsaxe.dk.
5. De praktiske forhold omkring arrangementet, herunder evt. opstilling af borde og stole samt AV-udstyr, aftales nærmere med Hovedbiblioteket, Betjentservice på 3957 5121. Der tages forbehold for ønsket bordopstilling pga. evt. andet arrangement.
6. Låneren/lejeren har ansvaret for at lokale, inventar og materiel afleveres i samme stand, som det er modtaget.
   Ændringer i borde/stoleopstilling og tekniske installationer må ikke foretages, med mindre aftale er indgået med Hovedbiblioteket.
7. Egne mad og drikkevarer er tilladt at medbringe. Afrydning påhviler lokalebruger.
   Forplejning kan bestilles i Rådhuscafeen, pr. mail senest dagen før på kontakt@rådhus-cafe.dk. Cafeens telefonnr. er 8813 7000 og hjemmeside www.rådhus-cafe.dk.
   Afhentning, afrydning og returnering af køkkenservice påhviler lokalebruger.
8. Adgang til mødelokaler og sale sker ved henvendelse til betjentstuen i Hovedbibliotekets åbningstid. Bekræftelse skal medbringes som legitimation.
   Når lokalet forlades, skal døren venligst lukkes. Giv også gerne besked til betjenten.
9. I særlige tilfælde kan bookingbekræftelsen tilbagekaldes.
   Det gælder f.eks. ved Hovedbibliotekets større arrangementer, valg eller andre lejligheder, hvor Kommunen selv skal bruge lokaler på Hovedbiblioteket.
10. Rygning er kun tilladt udendørs ved publikumsindgange med opstillede askebægre.
11. Såfremt retningslinjer ikke overholdes, kan det medføre, at adgang til brug af lokaler bortfalder.
    Endvidere forbeholder kommunen sig ret til krav om erstatning ved eventuel beskadigelse og lignende.

Hovedbibliotekets adresse:

Gladsaxe Hovedbibliotek 
Søborg Hovedgade 220
2860 Søborg 
 
Hovedbibliotekets åbningstider:

• Mandag - fredag: kl. 10.00 - 19.00
• Lørdag: kl. 10.00 – 14.00
• Søndag (01.10 - 31.03): kl. 13.00 – 17.00

1. Kun de lokaler, der er anført i bookingbekræftelsen, kan benyttes.
   
   
2. De anførte klokkeslæt skal overholdes.
   
   
3. Praktiske forhold omkring lokalebrug, herunder nøgler/nøglebrik aftales med skolens serviceleder. Kontaktinformationer til serviceleder findes på bookingbekræftelsen.
   
   
4. Der må ikke foretages ændringer i lokalernes fremtræden uden tilladelse.
   Inventer og materiel skal afleveres i samme stand, som det er modtaget.
   Skolens henvisninger og regler ved brug af lokalet/lokaler skal følges.
   
   
5. Låneren er ansvarlig for benyttelsen af lokaler,
   Oprydning påhviler låneren.
   For benyttelse af egen medbragt inventar og materiel skal aftales nærmere med servicelederen.
   
   
6. Aflysning af booking meddeles pr. mail til lokaler@gladsaxe.dk
   
   
7. Eventuel opkrævning, som er afhængig af arrangement/tidsrum udsendes efter arrangementets afholdelse. Forvaltningen udsender regninger digitalt til låners cvr-nr/cpr.nr.
   
   
8. Der er rygeforbud på alle skoler i Gladsaxe Kommune. Dette gælder både indendørs og udendørs på matriklen.
   
   
9. Ansvaret for overholdelse af lovgivningen med hensyn til udskænkningsregler, alkoholbevilling, indeholdelse og afregning af eventuel A-skat og moms påhviler låneren.
   
   
10. Bookingen kan tilbagekaldes ved skolens eller kommunens eget brug.
    Eventuelle aflysninger vil finde sted senest 3 uger før bookingdato.
    Aflysninger meddeles pr. mail.
    Akutte aflysninger meddeles pr. telefon/sms og mail.
    
    
11. Såfremt retningslinjer ikke overholdes, kan det medføre, at adgang til brug af lokaler bortfalder.
    Endvidere forbeholder kommunen sig ret til krav om erstatning ved eventuel beskadigelse og lignende.

1. Kun lokaler, der er anført i bookingbekræftelsen, kan benyttes.
2. De anførte klokkeslæt skal overholdes.
3. Nøgler kan afhentes efter aftale på 39 57 53 37 eller på lokaler@gladsaxe.dk på Rådhuset. Udleverede nøgler skal returneres til rådhuset, lokalebookingen.
4. Aflysning af booking skal ske online på  gladsaxe.dk/booking eller kan mailes til lokaler@gladsaxe.dk
5. Låneren har ansvaret for at lokale, inventar og materiel afleveres i samme stand, som det er modtaget.
   Herunder at lokalet aflåses efter brug samt vinduer er lukket og låst.
   Madrester må ikke efterlades i lokalet.
6. I særlige tilfælde kan bookingbekræftelsen tilbagekaldes. Det gælder f.eks. ved større arrangementer, valg eller andre lejligheder, hvor Kommunen selv skal bruge UC Frødings Alle.
7. Rygning er ikke tilladt indendørs ved UC Frødings Alle.
8. Såfremt retningslinjer ikke overholdes, kan det medføre, at adgang til brug af lokaler bortfalder.
   Endvidere forbeholder kommunen sig ret til krav om erstatning ved eventuel
   beskadigelse og lignende.

Generelt

Selvbetjening via gladsaxe.dk/booking. Øvrige henvendelser sker til Børne- og Kulturforvaltningen, lokaler@gladsaxe.dk , telefonnummer 39 57 53 37

Retningslinjerne er gældende ved brug af boldbaner til anden anvendelse end træning og kampe. 

Arrangementets arrangør er ansvarlig for følgende forhold:

• Opstilling og nedtagning af udstyr/inventar (scener, afspærring, køreveje, belysning mv.)
• Oprydning af enhver art (stort såvel som småt affald)
• Udgifter i forbindelse med reparationer af arealerne.

Arrangementets arrangør skal være opmærksom på følgende forhold: 

• Sæson og vejrforhold og arrangementets aktivitetsindhold har stor betydning for arealernes evne til at bære den trafik og færdsel, der er ved arrangementet.
• Kørsel med biler, ladvogne, lastbiler i forbindelse med opsætning af udstyr til sceneopbygning, musik, siddepladser mv. kan belaste det øverste jordlag, uanset hvor tør jorden er. Det anbefales derfor, at arrangøren udlægger køreplader og anvender så lette køretøjer, som overhovedet muligt.
• Afspærring med hegn og andet kan være hensigtsmæssigt, så arrangementet ikke spredes. 
• Arrangøren skal gøre deltagerne opmærksom på parkeringsmuligheder i området. Der må ikke parkeres på boldbaner.
• Mange besøgende på arealet kan belaste og dermed ødelægge det øverste jordlag. 
• Der kan opstå behov for at kommunen besigtiger området efter arrangementet med henblik på fjernelse af affald, glasskår mm.

Der kan være udgifter forbundet med reparationer i forhold til nævnte forhold. Det kan være følgende typer af opgaver. Priser er angivet ex. moms i 2017-priser.

• Jordløsning i op til 35 cm dybde: Priseksempel på 5.000 m2 areal = 4.000 kr.
• Eftersåning med maskine: Græstæppe slidt væk, græstørv hullet: Græsfrø 37 kr. per kg. + såning 600 kr. pr. time.
• Topdressing med maskrine, lunker på arealer ved tungt udstyr, intensiv trafik, overnatning: Topdressing 1.000 kr. pr. 500 m2 + udlægning 600 kr. pr. time.
• Affaldshåndtering - små plastdele, glasskår mm.: Kørsel med sugemaskine 600 kr. pr. time.
• Gennemgang af areal efter arrangement - vurdering af beplantning, affald mm.:Fysisk gennemgang 350 kr. pr. time.

Der gøres opmærksom på at angivne overslagspriser er vejledende og kan variere +/- efter forhold.