Kommissorium for Opgaveudvalget om Letbanen

Kommissorium for Opgaveudvalget om dialog og samarbejde med borgere og virksomheder i forbindelse med anlæg af Letbanen

Baggrund

Som en del af konstitueringsaftalen indgået i forlængelse af kommunalvalget i november 2017, blev det besluttet at nedsætte et Opgaveudvalg efter styrelseslovens § 17, stk. 4, der beskæftiger sig med Letbanen. Opgaveudvalgets opgave er ifølge konstitueringsteksten ”Dialog og samarbejde med borgere og virksomheder i forbindelse med anlæg af Letbanen”.

Byggeriet af Hovedstadens Letbane kommer til at berøre mange tusinder menneskers hverdag. Cirka 330.000 trafikanter færdes dagligt i området langs Ring 3. Mange virksomheder har ansatte, der bliver berørt af byggeriet, og forretninger vil opleve, at fx adgangsforholdene til deres butik bliver ændret i anlægsperioden. Også borgerne i Gladsaxe vil blive udfordret af problemer med øget trængsel og støj fra anlægsarbejdet.

Dertil kommer, at letbaneprojektets mange aktører og anlægsarbejdets omfang på tværs af mange kommuner gør det komplekst for omgivelserne at finde frem til, hvor de kan få information, stille spørgsmål og få indflydelse på projektet.

Gladsaxe Kommunes mål er at minimere generne i forbindelse med anlægsarbejdet mest muligt, blandt andet gennem god og målrettet kommunikation. Hovedstadens Letbane varetager den overordnede kommunikation om Letbanen, herunder den strategiske kommunikation om Letbanens langsigtede perspektiver og den konkrete kommunikation om gravearbejder og trafikafvikling. Yderligere kommunikationsinitiativer udføres af kommunen selv, og der vil være behov for at supplere Hovedstadens Letbanes kommunikation med udvalgte målrettede kommunikationstiltag lokalt til borgere og virksomheder i Gladsaxe. Opgaveudvalget kan give vigtig viden om behovet for lokalt tilpasset målrettet kommunikation og alternative veje til at få de relevante budskaber spredt.

Gladsaxe Kommunes målsætning er endvidere at minimere generne i forbindelse med anlægsarbejdet mest muligt ved at understøtte adfærdsændringer, der i anlægsfasen kan nedsætte trængslen. Det kan fx være øget brug af offentlig transport kombineret med nye former for transport det sidste stykke til arbejdsplads, uddannelse, indkøb eller andet. Delebilsordninger, transport på forskudte tidspunkter, cykling og gang kan også være med til at reducere trængsel og samtidig understøtte mere klimavenlig transport.

Det er målet, at de ændrede transportvaner i Letbanens anlægsfase vil skabe varige ændringer i forhold til valg af mere klimavenlige transportløsninger, når Letbanen er i drift. Ændrede transportvaner kan alene realiseres ved aktiv deltagelse af virksomheder, borgere, uddannelsesinstitutioner med flere. Opgaveudvalget kan medvirke til denne omstilling ved at pege på relevante forsøg og aktiviteter, der kan understøtte adfærdsændringer.

Letbanen får seks stationer i Gladsaxe Kommune. Udformningen af stationsforpladserne vil have stor betydning for den kommende brug af Letbanen og dermed også Letbanens bidrag til mere klimavenlig transport. Skitseforslag til stationsforpladserne forventes færdige primo 2020, og Opgaveudvalget kan bidrage med viden om, hvad der skaber tryghed på stationerne og hvilke elementer (for eksempel overdækkede cykelstativer og kommunikation), der understøtter skift mellem forskellige transportformer og dermed brugen af Letbanen.

Da anlægsperioden er lang, skal Opgaveudvalget primært beskæftige sig med kommunikation og ændring af transportvaner i den første del af anlægsfasen, men Opgaveudvalgets resultater i forhold til at skabe adfærdsændringer kan forhåbentlig få en blivende effekt. Udvalgets anbefalinger vedrørende stationernes udformning vil indgå i arbejdet med den konkrete udformning af stationsforpladserne og vil således først være synlige på lidt længere sigt.

By- og Miljøforvaltningen, Gladsaxe Kommune, 15. oktober 2018

Formål og opgaver

Der er tre overordnede formål med udvalgets arbejde:

1. At fungere som dialogpartner for virksomheder og borgere samt udvikle og teste målrettet kommunikation, der kan imødegå generne i forbindelse med anlæg af Letbanen (der er tale om supplement til Hovedstadens Letbanes kommunikationsindsats)
2. Udvikle og teste transport- og adfærdsinitiativer, der kan være med til at afhjælpe generne i anlægsfasen mest muligt, og som kan give varige trafikale adfærdsændringer i retning af en mere effektiv og klimavenlig transport
3. Give input til udformning af stationsforpladserne, særligt i forhold til hvad der skaber tryghed og understøtter skift mellem forskellige transportformer

Opgaveudvalgets arbejde kan betegnes som en succes, hvis:

• Udvalget har foreslået og gerne medvirket til at gennemføre målrettet kommunikation til udvalgte målgrupper
• Udvalget har foreslået og gerne medvirket til at gennemføre en eller flere kampagner og/eller eksperimenter i forhold til ændring af transportvaner
• Udvalget har bidraget med input til, hvordan udformning af stationsforpladserne kan understøtte tryghed for Letbanens passagerer og gode skift mellem Letbane og tilknyttet transport

Udvalget vil på sine indledende møder konkretisere, hvad udvalget skal arbejde med indenfor de enkelte temaer. Udvalget fastsætter løbende konkrete mål og succeskriterier inden for de enkelte temaer.

Tilgang

Opgaveudvalget er et arbejdende udvalg, der kommer med konkrete forslag til kommunikation, kampagner, eksperimenter og andre indsatser samt input til elementer på stationsforpladserne. Opgaveudvalget kan ligeledes være værter for møder med virksomheder og borgere.

Funktionsperiode

Opgaveudvalget nedsættes for perioden januar 2019 til december 2021. Udvalget vedtager årlige handleplaner for arbejdet. Udvalget skal inden udgangen af marts 2019 have udarbejdet en overordnet plan for udvalgets prioriterede arbejdsområder.

Forholdet til fagudvalge

Udvalget er rådgivende for både fagudvalg og Byråd. Udvalget placeres organisatorisk under Trafik- og Teknikudvalget. Opgaveudvalgets indstilling til brug af de til Opgaveudvalget afsatte midler forelægges både Trafik- og Teknikudvalget og Miljøudvalget. Opgaveudvalget har ikke nogen formel beslutningskompetence efter Styrelsesloven. Udvalget indstiller til fagudvalg og eventuelt Byråd.

Organisering

By- og Miljøforvaltningen varetager sekretariatsbetjeningen af udvalget, herunder stiller en sekretær til rådighed i forbindelse med planlægning og indkaldelse til møder. Herudover vil fagpersoner fra blandt andet Klima og Natur, Veje og Trafik, Byplan og Landskab samt erhvervssekretariatet deltage i sekretariatsbetjeningen og bidrage med faglige ressourcer. Gladsaxe Kommune har en projektgruppe, der sideløbende arbejder med proaktiv kommunikation til virksomheder om letbaneprojektet. Projektgruppen kan fungere som faglig sparringspartner og være med til at kvalificere udvalgets arbejde med inspirationsoplæg, udredninger med videre. Derudover er der både et lokalt ’Smart Mobility’ netværk i Gladsaxe og et tværgående ’Smart Mobility’ netværk for alle LOOP City kommuner, som udvalget kan bruge som faglig sparringspartner i forhold til udvikling og test af mobilitetsløsninger.

Økonomi

Miljøudvalget har afsat 500.000 kr. til facilitering af udvalget og afholdelse af konkrete aktiviteter/arrangementer.

Mødestruktur

I januar 2019 mødes medlemmerne til det første møde. På dette møde fremlægges de foreløbige overvejelser og forudsætninger for arbejdet, og der gennemføres en workshop, hvor opgaven drøftes som udgangspunkt for at fastlægge en plan for udvalgets møder og det videre arbejde. Opgaveudvalget mødes herefter ca. tre gange om året. Tidspunkt og -sted for afholdelse af møderne aftales i udvalget. Møderne vil veksle mellem inspirationsmøder, idéudviklingsmøder, møder hvor udvalget skal forholde sig til konkrete oplæg fra forvaltningen eller fagudvalg, samt møder eller arrangementer, hvor udvalget inddrager interessenter i drøftelse af idéer og løsninger.